IRISmart Invoice

Intelligente oplossing voor het halfautomatisch ordenen van uw facturen en het bijhouden van uw uitgaven.

Windows-compatibiliteit
Windows 7, 8,10

Handige tool voor financieel en boekhoudkundig beheer (zelfstandigen, kleine en middelgrote bedrijven)

Ideaal voor zowel zelfstandigen als accountants en boekhouders: IRISmart Invoice helpt u al uw facturen uiterst efficiënt en georganiseerd te beheren. Elke verantwoordelijke die zijn facturen efficiënt wil indelen in gestructureerde mappen en zijn uitgaven wil bijhouden zal in IRISmart Invoice een bondgenoot van formaat vinden. Het is een onmisbare tool voor accountants, financieel verantwoordelijken en boekhouders die de uitgaven moeten beheren. Zij kunnen direct beschikken over een overzicht van alle inkomende facturen waarin deze geordend, van een opmerking voorzien, in een categorie ingedeeld en zelfs aangewezen zijn!

Geef een boost aan uw uitgavenbeheer: orden op een intelligente manier uw facturen, deel ze in in een categorie en optimaliseer de betalingsgoedkeuring!

Ordenen van facturen
Halfautomatisch ordenen van uw facturen: uw stapels facturen worden ondergebracht in voorgedefinieerde mappen, hetzij per leverancier, hetzij op datum (lokale of cloudopslag)
Invoeren van facturen
Realtime-OCR en krachtige tool die tot 8 kerngegevens op uw facturen herkent (leverancier, datum, totaalbedrag ex btw, totaalbedrag incl. btw, factuurnummer, btw-nummer, btw-bedrag, btw-tarief*) voor efficiënt invoeren en bijhouden
Beheer van uw uitgaven
Indelen van uw uitgaven in categorieën om deze beter te kunnen analyseren: elke factuur wordt ingedeeld in een uitgavencategorie. Uitgavencategorieën kunnen in realtime toegevoegd, verwijderd of gewijzigd worden terwijl de factuur weergegeven wordt.
Voorbereiden van uw boekhoudplannen
Voorbereiding van de aanwijzing in de boekhouding dankzij de integratie van gestandaardiseerde boekhoudplannen (BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) om de hoofdrekening waaraan per type uitgave aangewezen moet worden voor te selecteren. Rekeningen kunnen in realtime toegevoegd, verwijderd of gewijzigd worden terwijl de factuur weergegeven wordt.
Ultrasnel
Verwerking van uw documenten met een maximale snelheid van 30 pagina's per minuut: er kan dus een enorme hoeveelheid facturen per dag een naam gegeven, geordend, geïndexeerd, gecomprimeerd, ingedeeld en aangewezen worden dankzij de gelijktijdige verwerking van batches
Exporteren naar de cloud
Factuurbeheer van begin tot eind dankzij de perfecte integratie met tal van cloud- en DMS-platforms: MS SharePoint®, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive en OneDrive voor documentbeheer
Aanmaken van gecomprimeerde en geïndexeerde PDF's
Geoptimaliseerd archiveren en opzoeken dankzij de automatische realtimeconversie van al uw facturen naar gecomprimeerd en geïndexeerd PDF-formaat met perfect behoud van de leesbaarheid van de tekst
Compatibel met de meeste scanners
Software compatibel met de meeste scanners die in de handel verkrijgbaar zijn: ideaal om uw bureau op te ruimen en voortaan uw documenten elektronisch te beheren

Intuïtieve interface om meteen aan de slag te kunnen

Overzichtelijk en eenvoudig ontwikkelde interface met de basisfuncties voor het efficiënt ordenen van bestanden
 
Geoptimaliseerde voorbeeldweergave van uw bestanden: weergave van miniaturen die u kunt verplaatsen, splitsen, verwijderen…
 
Eenvoudig direct importeren van uw documenten in het softwareprogramma met 'slepen en neerzetten'
 
Gemakkelijk navigeren door de vele documentbatches en verschillende mappenstructuren
 
Weergave van aanpasbare velden: realtimeherkenning van de inhoud, instellen van de mappen en veld voor vrije opmerkingen
 
Handige werkbalk voor beeldbewerking en -verwerking: rechtzetten, aanpassen, draaien, bijsnijden...
- Overzichtelijk en eenvoudig ontwikkelde interface met de basisfuncties voor het efficiënt ordenen van bestanden

- Geoptimaliseerde voorbeeldweergave van uw bestanden: weergave van miniaturen die u kunt verplaatsen, splitsen, verwijderen…

- Eenvoudig direct importeren van uw documenten in het softwareprogramma met 'slepen en neerzetten'

- Gemakkelijk navigeren door de vele documentbatches en verschillende mappenstructuren

- Weergave van aanpasbare velden: realtimeherkenning van de inhoud, instellen van de mappen en veld voor vrije opmerkingen

- Handige werkbalk voor beeldbewerking en -verwerking: rechtzetten, aanpassen, draaien, bijsnijden...

Intelligent ordenen van al uw facturen


Ordenen van batches met meerdere facturen en bijhouden van uw uitgaven

U kunt uw facturen importeren in IRISmart Invoice en deze direct verwerken: tot 8 metagegevens worden automatisch herkend (de leverancier, de datum, het totaalbedrag ex btw, het totaalbedrag incl. btw, het factuurnummer, het btw-nummer, het btw-bedrag en het btw-tarief*). Als een veld niet herkend wordt, dan meldt de vereenvoudigde interface dit en kunt u met behulp van de realtime-OCR de ontbrekende of foute gegevens invoeren. Uw facturen krijgen vervolgens op een gestructureerde manier een naam en worden halfautomatisch geordend in de gewenste mappen. Het ordenen gebeurt op datum of op leveranciersnaam. Deze 'regel' voor het ordenen wordt automatisch toegepast voor elke factuur die verwerkt wordt volgens hetzelfde scenario. De kerngegevens (metagegevens) van uw facturen worden ook automatisch in een centraal Excel-bestand gezet, zodat u uw uitgaven zorgvuldig kunt bijhouden.

Naamgeving en ordenen van 200 facturen per dag

IRISmart Invoice werkt per batch, waardoor u snel een batch van een naam kunt voorzien en kunt ordenen terwijl de verwerking van een andere batch op de achtergrond gebeurt. Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken en indien nodig heel grote hoeveelheden facturen per dag kunt verwerken. Dit is dus de ideale tool voor wie dagelijks kleinere of grotere hoeveelheden (papieren of elektronische) facturen moet verwerken.

U kunt al uw facturen ordenen, ongeacht of het elektronische (PDF, JPEG, PNG...) of papieren documenten zijn!

Deze oplossing voor het halfautomatisch ordenen van facturen is zeer flexibel voor wat betreft het importformaat: of het nu gaat om PDF's, afbeeldingen (JPEG, PNG, BMP, TIFF) of papieren facturen, IRISmart Invoice kan ze allemaal probleemloos verwerken en ordenen.

Compatibel met de meeste scanners en multifunctionals op de markt

Dankzij de TWAIN-compatibiliteit kunt u IRISmart Invoice gebruiken met de meeste scanners die in de handel verkrijgbaar zijn. Of het nu om hogecapaciteitsscanners gaat (zoals bijvoorbeeld de IRIScan Pro 5 Invoice, die perfect integreert met IRISmart Invoice) of om flatbedscanners of multifunctionals (all-in-one-apparaten), deze oplossing past zich aan aan elk type apparaat en kan dus voldoen aan al uw behoeften en aan uw specifieke werkomgeving.

Intelligente archiveringstool op basis van voorgedefinieerde mappenstructuren

Door het automatische aanmaken van de structuur met voorgedefinieerde mappen worden uw facturen in realtime geordend op datum of per leverancier. IRISmart Invoice zet uw stapels facturen om in gemakkelijk terug te vinden gestructureerde informatie (bijvoorbeeld door te zoeken op trefwoorden) die bovendien met elke PDF-viewer weergegeven kan worden. U bespaart tijd en geld en u kunt ook nog eens uw inkomende facturen en de bijbehorende metagegevens delen met uw financieel verantwoordelijke of uw accountant!

Uw documenten direct opslaan in uw favoriete cloudplatform

U heeft tal van opties voor het exporteren naar cloud- en DMS-systemen: MS SharePoint®, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive of OneDrive. In een handomdraai exporteert u complete batches met facturen naar het platform van uw keuze. Voortaan heeft u vanaf elke plek toegang tot uw facturen; uw bestanden bevinden zich in een betrouwbare en beveiligde omgeving. Zo hebben bijvoorbeeld uw financieel verantwoordelijke die betalingen moet goedkeuren of uw accountant die facturen moet invoeren altijd en overal de nodige informatie bij de hand om hun werk te kunnen doen.

Bijsnijden, opvullen, aanpassen ... voor een perfecte weergave

U kunt de weergave van uw bestanden verbeteren terwijl u ze ordent! Als de gescande factuur niet helemaal recht staat, dan wordt dit automatisch bijgesteld door IRISmart Invoice. U kunt overbodige randen wegsnijden en de kleuren van uw documenten wijzigen. Er zijn tal van mogelijkheden om uw facturen mooi en leesbaar te maken. Bovendien kunt u met IRISmart Invoice indien nodig aan elke factuur een vrije opmerking toevoegen.

Onze krachtige modules

Module 'Factuur-Datum'
Met deze module kunt u eenvoudige facturen een voorgedefinieerde gestructureerde naam geven en deze automatisch ordenen in een specifieke map op datum (jaar_maand). Ook kunt u uw uitgaven direct controleren, in een categorie indelen, van een opmerking voorzien, aanwijzen en bijhouden in een uniek Excel-bestand met kerngegevens. Dit bestand kan vervolgens verstuurd worden naar of gedeeld worden met uw boekhouder of accountant om de gegevens op een betrouwbare manier in te voeren, te archiveren en te ordenen.
Module 'Factuur-Leverancier'
Met deze module kunt u eenvoudige facturen een voorgedefinieerde gestructureerde naam geven en deze automatisch ordenen in een specifieke map per leverancier. Ook kunt u uw uitgaven direct controleren, in een categorie indelen, van een opmerking voorzien, aanwijzen en bijhouden in een uniek Excel-bestand met kerngegevens. Dit bestand kan vervolgens verstuurd worden naar of gedeeld worden met uw boekhouder of accountant om de gegevens op een betrouwbare manier in te voeren, te archiveren en te ordenen.

Verzamelen van de kerngegevens uit uw facturen om deze perfect bij te kunnen houden

Met IRISmart Invoice kunt u niet alleen uw facturen halfautomatisch ordenen, maar kunt u ook uw uitgaven bijhouden in een overzicht. De software maakt namelijk een uniek Excel-bestand, waarin automatisch de kerngegevens uit uw facturen gezet worden (leverancier, datum, bedrag, btw…). In dit bestand wordt de belangrijkste informatie verzameld zodat u uw uitgaven perfect kunt bijhouden. Deze functie is met name erg handig voor boekhouders, accountants en financieel verantwoordelijken. Dit bestand (met hyperlinks naar elke factuur) kan ook verstuurd worden naar of gedeeld worden met uw accountant of financieel verantwoordelijke om betalingen goed te keuren.

Uw facturen worden omgezet in intelligente en flexibele bestanden


Al uw facturen importeren en naar wens herschikken

De flexibele en krachtige toepassing IRISmart Invoice kan meerdere bestanden in verschillende formaten (PDF, JPEG, TIFF...) tegelijk importeren; deze kunnen dan samengevoegd worden tot een uniek nieuw bestand. IRISmart Invoice beschikt over een indrukwekkende functie voor het scheiden van documenten: u kunt deze met één klik (speciale knop) opsplitsen of u kunt ook bij het scannen een blanco pagina tussenvoegen waar opgesplitst moet worden.

Converteren van facturen naar PDF's die tot 20 keer kleiner zijn!

IRISmart Invoice converteert al uw facturen (elektronisch of scans) direct naar PDF-bestanden die tot 20 kleiner zijn dan het origineel met behulp van de gepatenteerde compressietechnologie van IRIS. Deze kleine PDF-bestanden kunnen met elke PDF-viewer geopend worden, zonder dat dit ten koste gaat van de leesbaarheid. En zo bespaart u ook op lokale of cloudopslagruimte!

Altijd al uw informatie terugvinden

Elke door IRISmart Invoice gegenereerde PDF is identiek aan uw oorspronkelijke beeldbestand met dit verschil dat er een geïndexeerde tekstlaag aan toegevoegd is. Zo kunt u heel gemakkelijk in uw facturen zoeken naar de benodigde informatie (adres, bedrag, leverancier...).

Verschillende hoeveelheden beschikbaar voor al uw behoeften

IRISmart Invoice beschikt over een teller met een bepaalde hoeveelheid facturen die per jaar verwerkt kunnen worden. Dit kan 500, 1000 of 3000 facturen zijn afhankelijk van de versie. Elk papieren of elektronisch document van één of meerdere pagina's geldt als één factuur. Bij elke verwerkte factuur gaat de teller van IRISmart Invoice één omlaag. Als de hoeveelheid bijna opgebruikt is, dan krijgt u een bericht om de teller aan te vullen. Er zijn aanvullingen van 500, 1000 of 3000 facturen per jaar beschikbaar in onze e-shop (insert link).
Download uw
PROEFVERSIE VOOR 10 DAGEN
Gratis
IRISmart Invoice voor slechts
299,00€
Moet u meer dan 500 facturen per jaar verwerken?
BEVEILIGDE
BETALING
 
30 DAGEN GELD TERUG-
GARANTIE
 
HEEFT U VRAGEN?
NEEM CONTACT MET ONS OP.
 
GRATIS ONLINE
TECHNISCHE SUPPORT
 

IRISmart Invoice - Informatie

Technische gegevens
+

Minimale computervereisten
+

Over OCR
+

Documentatie
+