IRISmart Invoice

Solução inteligente de classificação e digitalização semiautomática de faturas para o acompanhamento das suas despesas.

Compatível com Windows
Windows 7, 8, 10

Ajuda preciosa à gestão financeira e contabilidade (independentes, profissionais liberais, pequenas e médias empresas)

Ideal para os independentes, além de qualquer gestor ou contabilista: O IRISmart Invoice vai ajudá-lo a gerir as suas faturas no dia a dia, de forma super eficaz e organizada. Qualquer responsável que pretenda classificar de forma consistente as suas faturas em pastas ordenadas e queira acompanhar de perto as suas despesas, vai encontrar no IRISmart Invoice um aliado à altura. Será uma ajuda preciosa para o gestor, responsável financeiro ou contabilista encarregue de gerir as despesas, permitindo obter uma vista direta e sintética do conjunto das faturas recebidas, que podem ser classificadas, comentadas, categorizadas e até pré-imputadas!

Melhore a gestão das suas despesas: classifique inteligentemente as suas faturas, categorize-as e otimize a respetiva aprovação do pagamento!

Classificação das faturas
Classificação semiautomática das suas faturas: os seus montes de faturas são triados em pastas predefinidas, seja por fornecedor ou por data (armazenamento local ou online)
Codificação de faturas
OCR em tempo real e ferramenta potente de reconhecimento de até 8 campos-chave das suas faturas (fornecedor, data, montante total sem impostos, montante total com impostos, número de fatura, número de IVA, montante de IVA, taxa de IVA*) para uma codificação e acompanhamento eficazes
Gestão das suas despesas
Categorize as suas despesas para uma melhor análise: atribuição por fatura de uma categoria de despesa. Acrescentar, eliminar ou modificar categorias de despesa em tempo real, enquanto visualiza a fatura
Preparar os seus planos de contabilidade
Preparação do trabalho de imputação contabilística graças à integração predefinida de planos de contabilidade estandardizados (BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) para pré-selecionar a conta principal a imputar consoante o tipo de despesa. Acrescentar, eliminar ou modificar a conta em tempo real, enquanto visualiza a fatura
Ultrarrápido
Tratamento dos documentos até uma velocidade de 30 páginas por minuto; capacidade de mudar o nome, classificar, indexar, comprimir, categorizar e pré-imputar um volume significativo de faturas por dia graças ao tratamento dos lotes em paralelo
Exportação para a cloud
Gestão de faturas de A a Z graças à integração perfeita com as plataformas Cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive e OneDrive para a gestão de documentos
Criação de PDF comprimido e indexado
Arquivo e pesquisa otimizados para todos, graças à conversão automática em tempo real de todas as suas faturas para o formato PDF comprimido e indexado, mantendo uma legibilidade perfeita do texto
Compatível com a maioria dos scanners
Software compatível com a maioria dos scanners disponíveis no mercado: ideal para livrar o seu escritório de papéis e passar para a gestão eletrónica de documentos

Interface intuitiva para uma posição em mão imediata

Design refinado e simples que fornece as funcionalidades essenciais para uma classificação eficiente de ficheiros
 
Pré-visualização ideal dos ficheiros: visão geral em miniaturas que pode deslocar, fracionar, eliminar, …
 
Importação instantânea dos documentos no software através de um simples “Drag & Drop”/”Arrastar e largar”
 
Navegação simplificada entre vários lotes de documentos e diferentes arborescências de processos
 
Vista dos campos modificáveis: reconhecimento de conteúdo no momento, configuração do processo e campo de comentário livre
 
Barra de ferramentas na edição e tratamento de imagem: retificação, ajuste, rotação, recorte...
- Design refinado e simples que fornece as funcionalidades essenciais para uma classificação eficiente de ficheiros

- Pré-visualização ideal dos ficheiros: visão geral em miniaturas que pode deslocar, fracionar, eliminar, …

- Importação instantânea dos documentos no software através de um simples “Drag & Drop”/”Arrastar e largar”

- Navegação simplificada entre vários lotes de documentos e diferentes arborescências de processos

- Vista dos campos modificáveis: reconhecimento de conteúdo no momento, configuração do processo e campo de comentário livre

- Barra de ferramentas na edição e tratamento de imagem: retificação, ajuste, rotação, recorte...

Classificação inteligente de todas as suas faturas


Classifique lotes de várias faturas e controle as suas despesas

Importe as suas faturas para o IRISmart Invoice e trate-as em simultâneo: serão reconhecidos automaticamente até 8 metadados (fornecedor, data, montante total sem impostos, montante total com impostos, número de fatura, número de IVA, montante de IVA, taxa de IVA*). Se um campo não for reconhecido, a interface intuitiva assinala-o e permite, graças ao OCR em tempo real, introduzir as informações em falta ou erradas. As suas faturas terão novos nomes estruturados, e depois triadas semiautomaticamente em pastas, consoante as suas necessidades. A triagem faz-se por data ou por nome do fornecedor. Esta "regra" de triagem será automaticamente aplicada para cada fatura processada no mesmo cenário. As informações-chave (metadados) das suas faturas serão automaticamente apresentadas num ficheiro Excel central, permitindo um acompanhamento ideal de todas as suas despesas.

Dê um nome e classifique até 200 faturas por dia

O IRISmart Invoice trabalha por lote, o que permite dar nomes e classificar rapidamente um lote, enquanto que o processamento de outro lote tem lugar em segundo plano. Como tal, não existe qualquer problema e o número de faturas processáveis por dia pode ser volumoso, se necessário. Trata-se assim de uma ferramenta ideal que manipula ou não um grande número de faturas (impressas ou eletrónicas) no quotidiano.

Classifique todas as suas faturas, quer sejam eletrónicas (PDF, JPEG, PNG...) ou de papel!

Esta solução de classificação semiautomática proporciona uma grande flexibilidade em termos de formato aquando da importação de faturas: quer estejam no formato PDF, formato de imagem (JPEG, PNG, BMP, TIFF) ou quer sejam faturas de papel, estes podem ser processados e classificados pelo IRISmart Invoice.

Utilize este software com a maioria dos scanners e impressoras multifunções no mercado

Graças à sua compatibilidade TWAIN, pode utilizar o IRISmart Invoice com a maioria dos scanners existentes no mercado. Quer se trate de scanners de alimentação de grande capacidade (por exemplo, o IRIScan Pro 5 Invoice, que inclui uma perfeita integração com o IRISmart Invoice) ou ainda scanners planos e MFP (aparelhos tudo em um): esta solução adapta-se a todos os tipos de aparelho para melhor responder às suas necessidades e à sua realidade de trabalho.

Ferramenta de arquivo inteligente, com base nas arborescências de processos predefinidas

Graças à criação automática de arborescência de pastas predefinidas, as faturas são verdadeiramente “escolhidas a dedo” consoante a data ou o fornecedor. O IRISmart Invoice transforma montes de faturas em informações estruturadas facilmente acessíveis, recuperáveis (por uma simples pesquisa de palavras-chave, por exemplo) e facilmente visualizável com qualquer ferramenta de leitura de ficheiros PDF. Uma poupança de tempo e dinheiro, mas também a facilidade de partilha de faturas recebidas e dos respetivos metadados com ou seu responsável financeiro ou fiduciário!

Classifique os documentos diretamente na plataforma preferida na cloud

Desfrute de várias opções de exportação para a cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive ou OneDrive. Exporte rapidamente lotes completos de faturas para a plataforma pretendida. Pode assim aceder às suas faturas onde quiser, com os ficheiros num ambiente fiável e seguro. O seu responsável financeiro para a aprovação dos pagamentos, por exemplo, ou o seu fiduciário para a codificação das faturas, podem a qualquer momento fazer o seu trabalho com o conjunto das informações necessárias.

Recorte, preencha, ajuste... Para um rendimento perfeito

Melhore o rendimento de todos os ficheiros, classificando-os! Se a fatura digitalizada não estiver perfeitamente direita, será retificada automaticamente pelo IRISmart File. Recorte as margens inúteis e modifique as cores dos documentos. As possibilidades são várias para tornar as suas faturas perfeitamente nítidas e legíveis. Além disso, o IRISmart Invoice permite anexar a cada fatura um comentário livre, caso tal não seja possível.

Descubra a potência dos nossos módulos

Modelo "Fatura-Data"
Este módulo permite obter faturas simples, além de oferecer uma denominação estruturada e predefinida, com uma classificação automática numa pasta organizada por data (ano_mês), podendo controlar, categorizar, comentar, pré-imputar e seguir as suas despesas, inserindo estes dados-chave num ficheiro Excel único. Este ficheiro pode ser facilmente enviado ou partilhado com o seu contabilista ou fiduciário para codificação, armazenamento e classificação totalmente otimizados.
Modelo "Fatura-Fornecedor"
Este módulo permite obter faturas simples, além de oferecer uma denominação estruturada e predefinida, com uma classificação automática numa pasta de fornecedor, podendo controlar, categorizar, comentar, pré-imputar e seguir as suas despesas, inserindo estes dados-chave num ficheiro Excel único. Este ficheiro pode ser facilmente enviado ou partilhado com o seu contabilista ou fiduciário para codificação, armazenamento e classificação totalmente otimizados.

Extração dos dados chave das suas faturas, para um acompanhamento ideal

Além de permitir uma triagem semiautomática das suas faturas, IRISmart Invoice permite ter uma vista sintética de todas as suas despesas. Com efeito, o software geral um ficheiro Excel único, que mostra automaticamente os dados-chave extraídos das suas faturas (fornecedor, data, montante, IVA…). Este ficheiro centraliza as informações essenciais e permite acompanhar as suas despesas. Uma funcionalidade interessante para qualquer gestor, contabilista ou outro responsável financeiro. Além disso, este ficheiro (com hiperligação que remete para cada documento fatura) pode ser enviado ou partilhado com o seu fiduciário ou o responsável financeiro, para aprovação do respetivo pagamento.

As suas faturas transformadas em ficheiros inteligentes e moduláveis


Importe e reorganize as páginas das suas faturas, consoante as necessidades

Flexível e com excelente desempenho, o IRISmart Invoice pode importar vários formatos diferentes de ficheiros (PDF, JPEG, TIFF, ...): estes podem ser unidos para criar um único ficheiro final. O IRISmart Invoice oferece uma funcionalidade importante de separação de documentos: separe-os com um clique (botão dedicado) ou colocando uma página em branco como separação aquando da digitalização.

As suas faturas convertidas para formato PDF... 20x mais pequenas!

Graças ao IRISmart Invoice, todas as suas faturas (eletrónicas ou digitalizadas) serão imediatamente convertidas em ficheiros PDF até 20x mais pequenos do que o documento de origem, graças à tecnologia de compressão patenteada pela IRIS. Estes ficheiros PDF pequenos podem ser abertos em qualquer ferramenta de visualização de PDF, mantendo o mesmo nível de perfeita legibilidade. A melhor forma de rentabilizar o seu espaço de armazenamento local ou online!

Encontre qualquer informação, a qualquer momento

Cada PDF gerado pelo IRISmart Invoice é idêntico ao seu ficheiro de imagem de origem, com a diferença de acrescentar uma camada de texto indexado. Pode assim facilmente procurar as informações (endereço, montante, fornecedor, ...) de que precisa nas suas faturas.

Diferentes volumes disponíveis para responder às suas necessidades

O IRISmart Invoice dispõe de um depósito de faturas disponíveis para tratar anualmente. Este depósito é de 500, 1000 ou 3000 faturas, consoante a versão. Uma fatura é um documento em papel ou eletrónico, com uma ou várias páginas. É o processamento de uma fatura que decrementa em uma unidade o contador do IRISmart Invoice. Quando o depósito estiver quase vazio, recebe uma mensagem para recarregar o contador. As recargas (tank of) de 500, 1000 ou 3000 faturas por ano estão disponíveis na nossa e-shop (inserir link) para os mesmos volumes.
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IRISmart Invoice - Recursos

Informações técnicas
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Requisitos mínimos do computador
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Sobre OCR
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Documentação
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