IRISmart Invoice

Soluzione intelligente di classificazione e acquisizione semi-automatica delle fatture per il monitoraggio delle spese.

Compatibile con Windows
Windows 7, 8, 10

Un aiuto prezioso per la gestione finanziaria e contabile (lavoratori indipendenti, piccole imprese, PMI)

Ideale per i lavoratori indipendenti oltre che per gli amministratori o i contabili: IRISmart Invoice permette di gestire quotidianamente le fatture in maniera altamente efficace ed organizzata. I responsabili finanziari che desiderano classificare in modo rapido e costante le fatture inserendole in cartelle ordinate e monitorare da vicino le spese troveranno un grande alleato in IRISmart Invoice. Questo strumento costituirà inoltre un aiuto prezioso per gli amministratori, i responsabili finanziari o i contabili incaricati di gestire le spese permettendo loro di ottenere una panoramica diretta e sintetica delle fatture in entrata già classificate, commentate, catalogate e pre-imputate!

Miglioramento della gestione delle spese: classifica in modo intelligente le fatture, effettua la catalogazione e ottimizza l’approvazione dei pagamenti!

Classificazione delle fatture
Classificazione semiautomatica delle fatture: le pile di fatture vengono smistate per fornitore o per data in cartelle predefinite (archiviazione locale o sul Cloud)
Codificazione delle fatture
OCR al volo e strumento potente per il riconoscimento di un massimo di 8 campi chiave delle fatture (fornitore, data, importo totale al netto dell’IVA, importo totale IVA inclusa, numero della fattura, partita IVA, importo IVA, aliquota IVA*) per una codifica e un monitoraggio efficace
Gestione delle spese
Catalogazione delle spese per migliorarne l’analisi: attribuzione di una categoria di spesa ad ogni fattura. Aggiunta, eliminazione o modifica delle categorie di spesa al volo visualizzando la fattura
Preparazione dei piani contabili
Preparazione del lavoro di imputazione contabile grazie all’integrazione predefinita dei piani contabili normalizzati (BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) per la preselezione del conto principale da imputare per ogni tipo di spesa. Aggiunta, eliminazione o modifica del conto al volo visualizzando la fattura
Ultra rapido
Elaborazione dei documenti con una velocità massima di 30 pagine al minuto; capacità di rinominare, classificare, indicizzare, catalogare ed effettuare la pre-imputazione di un volume significativo di fatture ogni giorno grazie alla gestione in parallelo dei batch
Esportazione in Cloud
Gestione totale delle fatture grazie alla perfetta integrazione con le piattaforme Cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive e OneDrive per la gestione dei documenti
Creazione di PDF compressi e indicizzati
Archiviazione e ricerca ottimizzate e alla portata di tutti grazie alla conversione automatica al volo delle fatture in formato PDF compresso e indicizzato, mantenendo la perfetta leggibilità del testo
Compatibilità con la maggior parte degli scanner
Software compatibile con la maggior parte degli scanner in commercio: ideale per la digitalizzazione di tutti i documenti dell’ufficio e il passaggio alla gestione elettronica dei documenti

Interfaccia intuitiva per un utilizzo immediato

Design sobrio e semplice che propone le funzionalità essenziali per classificare i file in maniera efficace
 
Pre-visualizzazione ottimale dei file: panoramica di miniature che possono essere spostate, divise, eliminate …
 
Importazione istantanea dei documenti nel software con un semplice
 
Navigazione semplice tra batch multipli di documenti e varie strutture ad albero di cartelle
 
Vista campi modificabili: riconoscimento al volo del contenuto, impostazioni della cartella e campo vuoto per i commenti
 
Barra degli strumenti per la modifica e la gestione delle immagini: raddrizzamento, regolazione, rotazione, ritaglio...
- Design sobrio e semplice che propone le funzionalità essenziali per classificare i file in maniera efficace

- Pre-visualizzazione ottimale dei file: panoramica di miniature che possono essere spostate, divise, eliminate …

- Importazione istantanea dei documenti nel software con un semplice "Drag & Drop"/"Trascina e rilascia"

- Navigazione semplice tra batch multipli di documenti e varie strutture ad albero di cartelle

- Vista campi modificabili: riconoscimento al volo del contenuto, impostazioni della cartella e campo vuoto per i commenti

- Barra degli strumenti per la modifica e la gestione delle immagini: raddrizzamento, regolazione, rotazione, ritaglio...

Classificazione intelligente delle fatture


Classificazione di batch multipli di fatture e controllo delle spese

Importazione delle fatture in IRISmart Invoice ed elaborazione al volo: riconoscimento automatico di un massimo di 8 metadati (fornitore, data, importo totale al netto dell’IVA, importo totale IVA inclusa, numero della fattura, partita IVA, importo IVA, aliquota IVA*). Se un campo non viene riconosciuto, l’interfaccia semplificata lo segnala permettendo di inserire l’informazione mancante o errata tramite l’OCR al volo. Le fatture verranno poi rinominate in maniera strutturata e smistate in modo semiautomatico nelle cartelle a seconda delle esigenze. Lo smistamento avviene per data o per nome del fornitore. Questa “regola” di smistamento viene applicata in automatico a tutte le fatture gestite nello stesso modo. Le informazioni principali (metadati) delle fatture vengono inoltre inserite in un file Excel centralizzato che permette di monitorare tutte le spese in maniera ottimale.

Rinomina e classifica fino a 200 fatture al giorno

IRISmart Invoice lavora per batch, quindi è possibile rinominare e classificare rapidamente un batch durante la gestione in background di un altro batch. Se necessario, è quindi possibile elaborare senza problemi un numero elevato di fatture ogni giorno. Si tratta di uno strumento ideale sia per chi deve gestire ogni giorno un numero elevato di fatture cartacee ed elettroniche sia per chi non ha questa necessità.

Classificazione di tutte le fatture elettroniche (PDF, JPEG, PNG...) o cartacee!

Questa soluzione di classificazione semiautomatica offre un’elevata flessibilità in termini di formato di importazione delle fatture: che siano in formato PDF, immagine (JPEG, PNG, BMP, TIFF) o cartacee sarà sempre possibile elaborare e classificare le fatture con IRISmart Invoice.

Utilizzo del software con la maggior parte degli scanner e delle stampanti multifunzione in commercio

Grazie alla compatibilità TWAIN, è possibile utilizzare IRISmart Invoice con la maggior parte degli scanner in commercio. Sia che si tratti di scanner con alimentazione ad alta capacità (ad esempio IRIScan Pro 5 Invoice che include un’integrazione perfetta con IRISmart Invoice) o di scanner piani e stampanti multifunzione (dispositivi tutto in uno), questa soluzione si adatta a qualunque dispositivo per soddisfare ogni esigenza e realtà lavorativa.

Strumento di archiviazione intelligente, basato su una struttura ad albero predefinita per le cartelle

Grazie alla creazione automatica di una struttura ad albero di cartelle predefinite, le fatture sono selezionate in modo preciso per data o per fornitore. IRISmart Invoice trasforma pile di fatture in informazioni strutturate facilmente accessibili, recuperabili (ad esempio tramite una semplice ricerca per parole chiave) e visualizzabili con qualsiasi strumento di lettura PDF. Un risparmio notevole di tempo e denaro ma anche una grande facilità di condivisione delle fatture in entrata e dei relativi metadati con un responsabile finanziario o un fiduciario!

Classificazione dei documenti direttamente sulla piattaforma Cloud preferita

Approfitta delle numerose opzioni di esportazione Cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive o OneDrive. Esportazione rapida di batch completi di fatture su una piattaforma a scelta. Potrai accedere alle fatture ovunque ti trovi, poiché i file si trovano in un luogo sicuro e affidabile. Ad esempio, il responsabile finanziario o il fiduciario avranno sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie per svolgere le rispettive attività, ovvero l’approvazione dei pagamenti e la codifica delle fatture.

Ritagliare, riempire, regolare... Per una resa perfetta

Migliora la resa dei file mentre li classifichi! Se la fattura digitale non è perfettamente dritta, IRISmart Invoice la raddrizzerà in automatico. Ritaglia i bordi inutili e modifica il colore dei documenti. Esistono varie possibilità per rendere perfettamente chiare e leggibili le fatture. IRISmart Invoice permette inoltre di allegare commenti liberi alle fatture quando necessario.

Scopri la potenza dei nostri moduli

Modulo “Data-Fattura"
Oltre ad offrire una denominazione strutturata predefinita e la classificazione automatica delle fatture semplici in una cartella organizzata per data (anno_mese), questo modulo permette di controllare, catalogare, inserire commenti, effettuare la pre-imputazione e monitorare al volo le spese inserendo questi dati chiave in un unico file Excel. Questo file potrà poi essere inviato o condiviso in modo semplice con il proprio contabile o fiduciario per ottimizzare al massimo la codifica, l’archiviazione e la classificazione delle fatture.
Modulo "Fattura-Fornitore"
Oltre ad offrire una denominazione strutturata predefinita e la classificazione automatica delle fatture semplici in una cartella fornitore, questo modulo permette di controllare, catalogare, inserire commenti, effettuare la pre-imputazione e monitorare al volo le spese inserendo i dati chiave in un unico file Excel. Questo file potrà poi essere inviato o condiviso in modo semplice con il proprio contabile o fiduciario per ottimizzare al massimo la codifica, l’archiviazione e la classificazione delle fatture.

Estrazione dei dati chiave dalle fatture per un monitoraggio ottimale

Oltre a garantire uno smistamento semplice e semiautomatico delle fatture, IRISmart Invoice fornisce una panoramica sintetica di tutte le spese. Il software genera infatti un unico file Excel che contiene in automatico i dati chiave estratti dalle fatture (fornitore, data, importo, IVA…). Questo file permette di centralizzare le informazioni essenziali e di monitorare le spese. Si tratta di una funzionalità interessante per gli amministratori, i contabili o altri responsabili finanziari. Questo file (contenente i link che rinviano alle fatture) può inoltre essere inviato o condiviso con un fiduciario o un responsabile finanziario per l’approvazione dei pagamenti.

Le fatture diventano file intelligenti e modulabili


Importazione e riordino delle pagine delle fatture a seconda delle esigenze

IRISmart Invoice è uno strumento flessibile e performante in grado di importare contemporaneamente file di vari formati (PDF, JPEG, TIFF...) che possono essere uniti per creare un unico file finale. IRISmart Invoice offre una funzionalità eccellente per la separazione dei documenti, che possono essere suddivisi con un clic (pulsante dedicato) o inserendo una pagina bianca al posto della separazione durante la digitalizzazione.

Fatture convertite in formato PDF... 20 volte più leggere!

Con IRISmart Invoice tutte le fatture (elettroniche o acquisite tramite scanner) verranno convertite istantaneamente in file PDF fino a 20 volte più leggeri del documento originale grazie alla tecnologia di compressione brevettata di IRIS. Questi file PDF leggeri potranno essere aperti con qualsiasi programma per la visualizzazione di PDF mantenendo una perfetta leggibilità. Un ottimo modo per sfruttare lo spazio di archiviazione in locale o sul Cloud!

Ritrova ogni informazione in qualsiasi momento

Ogni PDF generato da IRISmart Invoice è identico al file di immagine originale ma è dotato di un livello di testo indicizzato. Sarà così possibile ricercare in maniera semplice le informazioni desiderate (indirizzo, importo, fornitore...) all'interno di ogni fattura.

Vari volumi disponibili per soddisfare ogni esigenza

IRISmart Invoice dispone di un riserva di fatture disponibili da gestire ogni anno. Tale riserva contiene 500, 1.000 o 3.000 fatture a seconda della versione. Una fattura è un documento cartaceo o elettronico di una o più pagine. L’elaborazione di una fattura fa scendere di un’unità il contatore di IRISmart Invoice. Quando la riserva è quasi vuota, un messaggio invita l’utente a ricaricare il contatore. Sul nostro shop online (inserire link) sono disponibili ricariche (tank) da 500, 1000 o 3000 fatture all’anno per gli stessi volumi.
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IRISmart Invoice - Risorse

Informazioni tecniche
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Requisiti minimi del computer
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Informazioni sull’OCR
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Documentazione
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