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IRISmart File

Software intelligente per rinominare e classificare i documenti (elettronici e cartacei) in modo semi-automatico

Compatibile con Windows
Windows 7, 8, 10

Dimentica le seccature amministrative di tutti i giorni

Ideale per i lavoratori indipendenti e le piccole imprese/PMI, IRISmart File ti permetterà di velocizzare al massimo le attività amministrative quotidiane più lunghe e lente. Chi desidera classificare in modo rapido ed efficace vari documenti cartacei ed elettronici inserendoli in cartelle ordinate troverà un grande alleato in questo software intelligente. Che si tratti di contratti, candidature, certificati medici, resoconti, atti giuridici o piani di architettura, i documenti vengono smistati semi-automaticamente su base strutturata e coerente e possono essere condivisi in modo semplice per poi essere ritrovati velocemente!

Come funziona?

Etape 1 : Selezionare un progetto

Etape 2 : Importazione dei file

Etape 3 : Creare una regola semiautomatica

Etape 4 : Esportazione dei file

Etape 5 : Riprendere i file in Windows Explorer

Miglioramento delle attività amministrative: classifica in modo semplice e ottimale tutti i documenti!

Denominazione e classificazione
Denominazione e classificazione semiautomatica dei file: classifica in modo efficace le pile di documenti in cartelle specifiche predefinite con un solo gesto! (archiviazione locale o sul Cloud)
Struttura ad albero automatica
Creazione automatica al volo di una struttura ad albero delle cartelle di archiviazione basata sulla radice del nome dei documenti per una classificazione semplice ed efficace
Ultra rapido
Elaborazione dei documenti con una velocità massima di 30 pagine al minuto; capacità di rinominare, classificare, indicizzare e comprimere un volume significativo di documenti ogni giorno grazie alla gestione in parallelo e in background dei batch
Separazione automatica
Separazione automatica dei vari documenti per pagine bianche: in fase di digitalizzazione, inserire delle pagine bianche tra ogni documento che si desidera separare. IRISmart rileva tali pagine e crea delle separazioni automatiche in corrispondenza delle stesse!
Esportazione in Cloud
Gestione totale dei documenti grazie alla perfetta integrazione con le piattaforme Cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive e OneDrive
Creazione di PDF compressi e indicizzati
Archiviazione e ricerca ottimizzate grazie alla conversione automatica al volo dei documenti in formato PDF compresso e indicizzato, mantenendo la perfetta leggibilità del testo
Ampia scelta di importazione
Possibilità di importare qualsiasi tipo di documento: file di immagine (PDF, JPG, TIFF, PNG, BMP) e documenti cartacei. Grazie alla nuova interfaccia ottimizzata, è possibile riunire e riordinare tali documenti a seconda delle esigenze
Gestione avanzata delle immagini
Strumenti integrati di gestione dell’immagine per una resa ottimale: raddrizzamento automatico, ritaglio, separazione (per pagine bianche), suddivisione dei file multipagina …
Prova Gratis

Classificazione intuitiva e intelligente dei documenti
 

Classificazione accurata di vari batch di documenti (lettere, ricevute, contratti...)

Importazione di file multipli in IRISmart File: l’OCR al volo riconoscerà più righe di contenuto per poi rinominare automaticamente i documenti. La struttura di denominazione dei documenti sarà chiara e coerente, in maniera da garantire un’organizzazione perfetta. Tutti i documenti verranno rinominati in maniera accurata su base logica. È inoltre possibile scegliere di rinominare manualmente i file.
Rinomina e classifica fino a 500 pagine al giorno  

Rinomina e classifica fino a 500 pagine al giorno

IRISmart File permette di rinominare e classificare rapidamente batch completi di documenti; con questa soluzione performante è possibile gestire un volume elevato di pagine ogni giorno (con una velocità massima di 30 pagine al minuto). È uno strumento ideale per modificare, classificare, comprimere e indicizzare un elevato numero di documenti (cartacei e/o elettronici) ogni giorno.
Classificazione di tutti i documenti elettronici (PDF, JPEG, PNG...) o cartacei!  

Classificazione di tutti i documenti elettronici (PDF, JPEG, PNG...) o cartacei!

Questa soluzione di classificazione offre un’elevata flessibilità in termini di formato di importazione dei documenti: che siano in formato PDF, immagine (JPEG, PNG, BMP, TIFF) o cartacei, IRISmart File potrà gestirli e classificarli senza alcun problema.
Utilizzo del software con la maggior parte degli scanner e delle stampanti multifunzione in commercio  

Utilizzo del software con la maggior parte degli scanner e delle stampanti multifunzione in commercio

Grazie alla compatibilità TWAIN, è possibile utilizzare IRISmart File con la maggior parte degli scanner in commercio. Sia che si tratti di scanner con alimentazione ad alta capacità (come ad esempio IRIScan Pro 5, uno strumento pensato per l’utilizzo con IRISmart File), di scanner piani o di stampanti multifunzione (dispositivi tutto in uno): IRISmart File si adatta a qualunque dispositivo per soddisfare ogni esigenza e realtà lavorativa.
Strumento di archiviazione intelligente, basato su una struttura ad albero predefinita per le cartelle  

Strumento di archiviazione intelligente, basato su una struttura ad albero predefinita per le cartelle

Grazie alla creazione automatica di una struttura ad albero di cartelle configurabili, i documenti sono realmente selezionati in modo preciso. IRISmart File trasforma pile di documenti in informazioni strutturate facilmente accessibili e recuperabili (ad esempio tramite una semplice ricerca per parole chiave). IRISmart è uno strumento di gestione dei file intuitivo e su misura che permette di aumentare in modo definitivo la produttività e la redditività concentrandosi sul core business e semplificando notevolmente le attività amministrative di classificazione.
Classificazione dei documenti direttamente sulla piattaforma Cloud preferita  

Classificazione dei documenti direttamente sulla piattaforma Cloud preferita

Approfitta delle numerose opzioni di esportazione Cloud e DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive o OneDrive. Esportazione rapida di batch completi di documenti rinominati, compressi e indicizzati su una piattaforma a scelta. Sarai libero di lavorare ovunque, poiché i documenti si trovano in un luogo sicuro e affidabile.
Ritagliare, riempire, regolare... Per una resa perfetta  

Ritagliare, riempire, regolare... Per una resa perfetta

Migliora la resa dei file mentre li classifichi! Se il documento digitale non è perfettamente dritto, IRISmart File lo raddrizzerà in automatico. Ritaglia i bordi inutili e modifica il colore dei documenti. Esistono varie possibilità per rendere perfettamente chiari e leggibili i documenti e/o mettere in evidenza elementi chiave per i propri collaboratori!

Scopri la potenza dei nostri moduli

Modulo "Rinomina"
Questo modulo di IRISmart File permette di rinominare al volo i documenti (cartacei o elettronici) a seconda delle esigenze, indicando la cartella in cui dovranno essere archiviati (in formato PDF indicizzato e compresso).
Modulo "Archiviazione" (/classificazione)
Questo secondo modulo di IRISmart File permette di classificare al volo i documenti (cartacei o elettronici), in base ad una denominazione strutturata predefinita, nella struttura ad albero di cartelle corrispondente per facilitarne il recupero.
Prova Gratis

Gestione efficace del ciclo di vita dei file

Grazie ad IRISmart File potrai dimenticare le pile di documenti disorganizzati, i file memorizzati in modo incoerente, il tempo passato a cercare un contenuto specifico o a spiegare ai colleghi come ritrovare un documento negli archivi e potrai… passare in modo semplice ad una organizzazione ottimale di documenti e cartelle!

Crea strutture ad albero per le cartelle di ogni fornitore, cliente, ente o progetto … che tu o i tuoi colleghi dovete seguire.

Le cartelle predefinite conterranno i vari batch di documenti compressi e rinominati e il loro contenuto potrà essere sempre recuperabile.

IRISmart File semplificherà la tua vita e quella dei tuoi collaboratori!
Gestione efficace del ciclo di vita dei file

Sfrutta tutto il potenziale dei documenti

Importazione e riordino dei file a seconda delle esigenze

IRISmart File è uno strumento flessibile e performante in grado di importare contemporaneamente file di vari formati (PDF, JPEG, TIFF...) che possono essere uniti per creare i propri file. IRISmart File offre una funzionalità eccellente per la separazione dei documenti, che possono essere suddivisi con un clic (pulsante dedicato) o inserendo una pagina bianca al posto della separazione durante la digitalizzazione.
 Importazione e riordino dei file a seconda delle esigenze

Documenti convertiti in formato PDF... 20 volte più leggeri!

Con IRISmart File tutti i documenti (immagini o acquisiti tramite scanner) verranno convertiti istantaneamente in file PDF fino a 20 volte più leggeri rispetto all’originale grazie alla tecnologia brevettata di IRIS. Questi file PDF leggeri potranno essere aperti con qualsiasi programma per la visualizzazione di PDF senza che la leggibilità diminuisca. Un ottimo modo per ottimizzare anche lo spazio di archiviazione in locale o sul Cloud!
 Documenti convertiti in formato PDF... 20 volte più leggeri!

Ritrova ogni informazione in qualsiasi momento

Ogni PDF generato da IRISmart File è identico al file di immagine originale ma è dotato di un livello di testo indicizzato. Sarà quindi possibile ricercare in maniera semplice tutte le informazioni (indirizzo, importo, fornitore...) necessarie all'interno degli archivi.
 Ritrova ogni informazione in qualsiasi momento
 
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IRISmart File - Risorse

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