IRISmart Invoice

Solution intelligente de classification et capture semi-automatique de vos factures pour le suivi de vos dépenses.

Compatible with Windows
Windows 7, 8,10

Aide précieuse à la gestion financière & comptable (indépendants, TPE, PME)

Idéal pour les indépendants ainsi que tout gestionnaire ou comptable : IRISmart Invoice vous aidera à gérer vos factures au quotidien de façon ultra efficace et organisée. Tout responsable désireux de classer rapidement de manière consistante ses factures dans des dossiers ordonnés et voulant suivre ses dépenses de près trouvera en IRISmart Invoice un allié de taille. Il constituera une aide précieuse au gestionnaire, responsable financier ou comptable chargé de gérer les dépenses, celui-ci obtenant une vue directe et synthétique de l’ensemble des factures entrantes ainsi classées, commentées, catégorisées et même pré imputées!

Boostez la gestion des dépenses: classez intelligemment vos factures, catégorisez-les et optimisez l’approbation de leur paiement !

Classification de factures
Classification semi-automatique de vos factures : vos piles de factures sont triées dans des dossiers prédéfinis, soit par fournisseur, soit par date (stockage local ou Cloud)
Encodage de factures
OCR à la volée et outil puissant de reconnaissance jusqu’à 8 champs clés de vos factures (fournisseur, date, montant total HT, montant total TTC, numéro de facture, numéro de TVA, montant TVA, taux TVA*) pour un encodage et suivi efficace
Gestion de vos dépenses
Catégorisez vos dépenses pour une meilleure analyse : attribution par facture d’une catégorie de dépense. Ajout, suppression ou modification des catégories de dépense à la volée tout en visualisant la facture
Préparer vos plans comptables
Préparation du travail d’imputation comptable grâce à l’intégration par défaut de plans comptables normalisés (BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) afin de présélectionner le compte principal à imputer par type de dépense. Ajout, suppression ou modification du compte à la volée tout en visualisant la facture
Ultra rapide
Traitement de vos documents jusqu’à une vitesse de 30 pages par minute ; soit la capacité de renommer, classer, indexer, compresser, catégoriser et préimputer un volume significatif de facture par jour grâce au traitement des lots en parallèle
Export vers le Cloud
Gestion de vos factures de A à Z grâce à l'intégration parfaite avec les plateformes Cloud & DMS : MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive et OneDrive pour la gestion documentaire
Création de PDF compressé et indexé
Archivage et recherche optimisés à la portée de tous grâce à la conversion automatique à la volée de toutes vos factures au format PDF compressé & indexé en gardant une lisibilité parfaite du texte
Compatbilité avec la plupart des scanners
Logiciel compatible avec la majorité des scanners disponibles sur le marché : idéal pour dématérialiser votre bureau et passer à la gestion électronique de document

Interface intuitive pour une prise en main immédiate

Design épuré et simple vous proposant les fonctionnalités essentielles pour une classification de fichiers efficace
 
Prévisualisation optimale de vos fichiers: aperçu en miniatures que vous pouvez déplacer, fractionner, supprimer, …
 
Import instantané de vos documents dans le logiciel par un simple
 
Navigation aisée parmi de multiples lots de documents et différentes arborescences de dossiers
 
Vue des champs modifiables : reconnaissance de contenu à la volée, paramétrage du dossier et champ de commentaire libre
 
Barre d'outils utiles à l'édition et au traitement d’image : redressement, ajustement, rotation, rognage, ...
- Design épuré et simple vous proposant les fonctionnalités essentielles pour une classification de fichiers efficace

- Prévisualisation optimale de vos fichiers: aperçu en miniatures que vous pouvez déplacer, fractionner, supprimer, …

- Import instantané de vos documents dans le logiciel par un simple "Drag & Drop"/"Glissez & Déposez"

- Navigation aisée parmi de multiples lots de documents et différentes arborescences de dossiers

- Vue des champs modifiables : reconnaissance de contenu à la volée, paramétrage du dossier et champ de commentaire libre

- Barre d'outils utiles à l'édition et au traitement d’image : redressement, ajustement, rotation, rognage, ...

Classification intelligente de toutes vos factures


Classez des lots multiples de factures et contrôlez vos dépenses

Importez vos factures dans IRISmart Invoice & traitez-les dans la foulée : jusqu’à 8 metadonnées seront reconnues automatiquement (le fournisseur, la date, le montant total HT, le montant total TTC, numéro de facture, numéro de TVA, le montant TVA, le taux de TVA*). Si un champ n’est pas reconnu, l’interface simplifiée vous le signale et vous permet, grâce à l’OCR à la volée, de renseigner l’info manquante ou erronée. Vos factures sont ensuite renommées de façon structurées, puis triées semi-automatiquement dans des dossiers selon vos besoins. Le tri se fait soit par date, soit par nom de fournisseur. Cette « règle » de tri sera automatiquement appliquée pour chaque facture traitée sous le même scenario. Les informations clés (métadonnées) de vos factures sont également automatiquement listées dans un fichier Excel central, permettant un suivi optimal de toutes vos dépenses.

Nommez & classez jusqu'à 200 factures par jour

IRISmart Invoice travaille par lot, ce qui vous permet de nommer et classer rapidement un lot pendant que le traitement d’un autre lot se déroule en arrière plan. Par conséquent, il n’y a aucun souci et le nombre de facture traitable par jour peut être très volumineux si nécessaire. Il s’agit donc d’un outil idéal que vous manipuliez ou non un grand nombre de factures (imprimées ou électroniques) au quotidien.

Classez tous vos factures, qu'elles soient électroniques (PDF, JPEG, PNG...) ou imprimées !

Cette solution de classification semi-automatique offre une grande flexibilité en termes de formats lors de l'import de vos factures : qu’elles soient au format PDF, au format image (JPEG, PNG, BMP, TIFF) ou qu'il s'agisse de factures imprimées, celles-ci peuvent être traitées et classées par IRISmart Invoice.

Utilisez ce logiciel avec la majorité des scanners et MFP disponibles sur le marché

Grâce à sa compatibilité TWAIN, vous pouvez utiliser IRISmart Invoice avec la plupart des scanners existant sur le marché. Qu'il s'agisse de scanners à alimentation haute capacité (par exemple l'IRIScan Pro 5 Invoice qui inclut une parfaite intégration avec IRISmart Invoice) ou encore des scanners à plat et MFP (appareils tout-en-un) : cette solution s'adapte à tout type d'appareil pour répondre au mieux à vos besoins et à votre réalité de travail.

Outil d'archivage intelligent, basé sur des arborescences de dossiers prédéfinies

Grâce à la création automatique d'arborescence de dossiers prédéfinis, vos factures sont véritablement "triées sur le volet" par date ou par fournisseur. IRISmart Invoice transforme des piles de factures en informations structurées facilement accessibles, récupérables (par simple recherche de mots clés, par exemple) et facilement visualisable avec n’importe quel outil de lecture PDF. Un gain de temps et d’argent mais aussi la facilité de partage des factures entrantes et de leur metadonnées avec votre responsable financier ou votre fidicaire !

Classez vos documents directement dans votre plateforme Cloud préférée

Profitez de nombreuses options d’export Cloud et DMS : MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive ou encore OneDrive. Exportez rapidement des lots complets de factures vers la plateforme de votre choix. Vous pouvez dès lors accéder à vos factures où vous le voulez, vos fichiers se trouvant dans un environnement fiable et sécurisé. Votre responsable financier pour l’approbation des paiements, par exemple, ou votre fiduciaire pour l’encodage des factures pourront à tout moment faire leur travaill avec l’ensemble des informations nécessaires.

Rognez, remplissez, ajustez, ... Pour un rendu parfait

Améliorez le rendu de tous vos fichiers, tout en les classant! Si la facture numérisée n’est pas parfaitement droite, elle sera redressée automatiquement par IRISmart Invoice. Rognez les bords inutiles et modifiez les couleurs de vos documents. Les possibilités sont multiples pour rendre vos factures parfaitement nettes et lisibles. En sus, IRISmart Invoice permet d’attacher à chaque facture un commentaire libre le cas échéant.

Découvrez la puissance de nos modules

Module "Facture-Date"
Ce module vous permet pour des factures simples, en sus d’offrir une dénomination structurée prédéfinie et leur classement automatique dans un dossier organisé par date (année_mois), de pouvoir à la volée contrôler, catégoriser, commenter, pré-imputer et suivre vos dépenses en insérant ces données clés dans un fichier Excel unique. Ce fichier pourra ensuite être facilement envoyé ou partagé avec votre comptable ou fiduciaire pour un encodage, archivage et classement totalement optimisés.
Module "Facture-Fournisseur"
Ce module vous permet pour des factures simples, en sus d’offrir une dénomination structurée prédéfinie et leur classement automatique dans un dossier fournisseur, de pouvoir à la volée contrôler, catégoriser, commenter, pré-imputer et suivre vos dépenses en insérant des données clés dans un fichier Excel unique. Ce fichier pourra ensuite être facilement envoyé ou partagé avec votre comptable ou fiduciaire pour un encodage, archivage et classement totalement optimisé.

Extraction des données clés de vos factures, pour un suivi optimal

En plus de permettre un tri semi-automatique facile de vos factures, IRISmart Invoice vous permet de garder une vue synthétique de toutes vos dépenses. En effet, le logiciel génère un fichier Excel unique, listant automatiquement des données clés extraites de vos factures (fournisseur, date, montant, TVA…). Ce fichier centralise les informations essentielles et vous permet de suivre vos dépenses. Une fonctionnalité intéressante pour tout gestionnaire, comptable ou autre responsable financier. Ce fichier (avec hyperlien renvoyant à chaque document facture) peut, en outre, être envoyé ou partagé avec votre fiduciaire ou le responsable financier en vue de l’approbation de leur paiement.

Vos factures transformées en fichiers intelligents & modulables


Importez et réarrangez les pages de vos factures selon vos besoins

Flexible et performant, IRISmart Invoice peut importer simultanément plusieurs fichiers de différents formats (PDF, JPEG, TIFF, ...): ceux-ci peuvent être fusionnés afin de composer soi-même un fichier final unique. IRISmart Invoice offre une fonctionnalité redoutable de séparation de documents: fractionnez-les en un clic (bouton dédié) ou encore, en plaçant une page blanche en lieu et place de la séparation lors de la numérisation.

Vos factures converties au format PDF... 20 x plus léger!

Grâce à IRISmart Invoice, toutes vos factures (électroniques ou scannées) seront instantanément converties en fichiers PDF jusqu’à 20 fois plus lèger que le document d’origine grâce à la technologie de compression breveté d’IRIS. Ces fichiers PDF légers s'ouvriront dans n'importe quel outil de visualisation de PDF en gardant le même degré de parfaite lisibilité. De quoi rentabiliser votre espace de stockage en local ou dans le Cloud !

Retrouvez n'importe quelle information à tout moment

Chaque PDF généré par IRISmart Invoice est identique à votre fichier image d'origine à la différence qu'il y ajoute une couche de texte indexé. Vous pourrez dès lors facilement rechercher les informations (adresse, montant, fournisseur, ...) dont vous avez besoin au sein de chacune de vos factures.

Différents volumes disponibles pour répondre à vos besoin

IRISmart Invoice dispose d’un réservoir de facture disponible à traiter par an. Ce réservoir est de 500, 1.000 ou 3.000 factures selon la version. Une facture est un document papier ou électronique d’une ou plusieurs pages. C’est le traitement d’une facture qui décrémente le compteur d’IRISmart Invoice d’une unité. Lorsque le réservoir est presque vide, un message vous invite à recharger votre compteur. Des recharges de 500, 1000 ou 3.000 factures par an sont disponibles.
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IRISmart Invoice - Resources

Technical information
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Minimum computer requirements
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About OCR
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Documentation
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