IRISmart Invoice

Captura y clasificación semiautomática e inteligente de las facturas para el control de gastos.

Compatible con Windows
Windows 7, 8 y 10

Una aplicación que facilita la administración y la contabilidad (para trabajadores autónomos, microempresas y pymes)

Una solución perfecta para trabajadores autónomos, gestores y contables: con IRISmart Invoice podrá gestionar las facturas que recibe a diario de una forma eficiente y organizada. IRISmart Invoice es la solución perfecta para cualquier empresario que desee archivar las facturas de forma rápida en carpetas ordenadas para controlar mejor los gastos. Este software es de gran ayuda para los departamentos de contabilidad y administración encargados de gestionar los gastos, puesto que les ofrece una vista resumida de las facturas, que se clasifican, comentan y organizan, e incluso se pueden imputar.

Controle los gastos con eficacia: archive las facturas, clasifíquelas y optimice la aprobación de los pagos

Clasificación de facturas
Clasificación semiautomática: las facturas se clasifican en carpetas predefinidas por proveedor o fecha (y se almacenan localmente o en la nube).
Codificación de las facturas
Potente herramienta de OCR para reconocer hasta 8 campos clave de las facturas (proveedor, fecha, importe total sin impuestos, importe total con impuestos, número de factura, número de IVA, importe del IVA, tipo de IVA*), así como para facilitar su codificación y control.
Control de gastos
Clasifique los gastos para analizarlos mejor: asigne una categoría de gasto a cada factura, y añada, elimine o modifique categorías de gastos sobre la marcha al visualizar las facturas.
Prepare planes contables
Prepare las imputaciones contables gracias a la integración con planes contables estandarizados (BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) para poder preseleccionar la cuenta principal a la que imputar cada gasto. Añada, elimine o modifique las cuentas sobre la marcha al visualizar las facturas.
Máxima rapidez
Procese los documentos a velocidades de hasta 30 páginas por minuto; gracias al procesamiento por lotes, podrá archivar, indexar, comprimir, clasificar e imputar un volumen significativo de facturas por día, así como cambiarles el nombre.
Exportación a la nube
Gestión integral de las facturas gracias a la integración perfecta con plataformas en la nube y DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive y OneDrive para la gestión de documentos
Creación de archivos PDF comprimidos e indexados
Archivo y búsqueda optimizada gracias a la conversión automática de todas las facturas en archivos PDF indexados y comprimidos conservando la legibilidad del texto.
Compatibilidad con la mayoría de los escáneres
Software compatible con la mayoría de los escáneres disponibles en el mercado, perfecto para digitalizar la oficina y adoptar la gestión electrónica de los documentos.

Interfaz intuitiva para empezar de inmediato

Diseño simple y claro con todas las funciones necesarias para clasificar archivos de forma eficaz
 
Posibilidad de visualizar, mover, dividir y eliminar las miniaturas de los archivos…
 
- Diseño simple y claro con todas las funciones necesarias para clasificar archivos de forma eficaz

– Posibilidad de visualizar, mover, dividir y eliminar las miniaturas de los archivos…

– Posibilidad de arrastrar y colocar los documentos en el software para importarlos

– Fácil navegación entre diferentes lotes de documentos y árboles de carpetas

– Visualización de campos editables: reconocimiento inmediato de contenidos, configuración de archivos y campos de texto libre

– Prácticas barras de herramientas para publicar archivos y procesar imágenes: corrección, ajuste, giro o recorte de imágenes, entre otras funciones
 
Fácil navegación entre diferentes lotes de documentos y árboles de carpetas
 
Visualización de campos editables: reconocimiento inmediato de contenidos, configuración de archivos y campos de texto libre
 
Prácticas barras de herramientas para publicar archivos y procesar imágenes: corrección, ajuste, giro o recorte de imágenes, entre otras funciones
- Diseño simple y claro con todas las funciones necesarias para clasificar archivos de forma eficaz

– Posibilidad de visualizar, mover, dividir y eliminar las miniaturas de los archivos…

– Posibilidad de arrastrar y colocar los documentos en el software para importarlos

– Fácil navegación entre diferentes lotes de documentos y árboles de carpetas

– Visualización de campos editables: reconocimiento inmediato de contenidos, configuración de archivos y campos de texto libre

– Prácticas barras de herramientas para publicar archivos y procesar imágenes: corrección, ajuste, giro o recorte de imágenes, entre otras funciones

Clasificación inteligente de todas las facturas


Archive múltiples lotes de facturas y controle los gastos

Importe sus facturas en IRISmart Invoice y procéselas simultáneamente: se reconocen de forma automática hasta 8 elementos de metadatos (proveedor, fecha, importe total sin impuestos, importe total con impuestos, número de factura, número de IVA, importe del IVA y tipo de IVA*). Si un campo no se reconoce, se recibe una notificación de la interfaz; con la ayuda del OCR, se puede corregir la información o añadir la que falta sobre la marcha. El nombre de las facturas se modifica, y estas se clasifican de forma semiautomática en las carpetas en función de sus necesidades. La clasificación puede ser por fecha o por nombre de proveedor. Esta regla de clasificación se aplicará a cada factura procesada en las mismas circunstancias. La información clave (metadatos) de las facturas también se recopila en un archivo Excel centralizado para controlar todos los gastos.

Denomine y archive hasta 200 facturas diarias

IRISmart Invoice permite dar nombre a los documentos y archivarlos por lotes mientras otro lote se procesa en segundo plano. En caso necesario, se puede procesar un gran número de facturas diarias. Por lo tanto, esta herramienta es perfecta tanto si se debe gestionar un gran número de facturas (electrónicas o en papel) como si no.

Archive todas sus facturas electrónicas (PDF, JPEG, PNG, etc.) o impresas.

Esta solución de clasificación semiautomática ofrece una gran flexibilidad y permite importar una gran variedad de formatos de documentos: con IRISmart Invoice se pueden procesar y clasificar archivos PDF, formatos de imagen (JPEG, PNG, BMP, TIFF) y facturas impresas.

Software compatible con la mayor parte de los escáneres y dispositivos multifunción del mercado

Gracias a la compatibilidad con TWAIN, IRISmart Invoice funciona con la mayoría de los escáneres del mercado. Esta solución se adapta a cualquier entorno de trabajo, tanto si utiliza escáneres de alta productividad (como el IRIScan Pro 5 Invoice, que se integra por completo con IRISmart Invoice), como si dispone de un escáner plano o de un dispositivo multifunción.

Una herramienta de archivo inteligente, basada en la estructura de árbol de carpetas predefinida

Con generación automática de estructuras de árbol de las carpetas configuradas, las facturas se clasifican de forma meticulosa por fecha o proveedor. IRISmart Invoice transforma pilas de facturas en información estructurada de fácil acceso y recuperación (por ejemplo, mediante palabras clave), que se puede visualizar mediante cualquier lector de PDF. Aparte de ahorrar tiempo y dinero, permite transferir las facturas y los metadatos correspondientes a medida que van llegando al departamento de contabilidad o administración.

Archive los documentos en la plataforma en la nube que prefiera

Elija entre una gran variedad de opciones de exportación a la nube y DMS: MS SharePoint®, BOX, Dropbox, Evernote, Google Drive o incluso OneDrive. Exporte con rapidez lotes completos de facturas a la plataforma que elija. Esto le permitirá acceder a las facturas desde cualquier lugar, puesto que los archivos se encontrarán en un entorno seguro. Por ejemplo, el director financiero puede aprobar los pagos, o el departamento de administración puede codificar las facturas en cualquier momento con toda la información que necesita para realizar su trabajo.

Reconocimiento perfecto con herramientas de recorte, relleno o ajuste, entre otras

Mejore el reconocimiento de los documentos mientras los clasifica. Si la factura escaneada no está totalmente recta, IRISmart Invoice la enderezará automáticamente. También recortará los bordes innecesarios y modificará los colores de los documentos. Existen múltiples posibilidades de mejorar la legibilidad de las facturas. Además, en caso necesario, con IRISmart Invoice podrá adjuntar comentarios adicionales.

Módulos de gran eficacia

Módulo «Factura-Fecha»
Con este módulo puede controlar, clasificar, imputar y supervisar los gastos de facturas simples insertando estos datos clave en un archivo Excel, así como añadirles comentarios; también ofrece una estructura predefinida y el archivo automático en carpetas organizadas por la fecha (año_mes). Los archivos se pueden enviar al departamento de contabilidad o administración para archivarlos o llevar a cabo su codificación.
Módulo «Factura-Proveedor»
Con este módulo puede controlar, clasificar, imputar y supervisar los gastos de facturas simples insertando estos datos clave en un archivo Excel, así como añadirles comentarios; también ofrece una estructura predefinida y el archivo automático en la carpeta del proveedor correspondiente. Los archivos se pueden enviar al departamento de contabilidad o administración para archivarlos o llevar a cabo su codificación.

Extracción de los datos clave de las facturas para un control óptimo

Además de facilitar la clasificación semiautomática de las facturas, IRISmart Invoice le ofrece un resumen de todos los gastos. El software genera un archivo Excel en el que se consignan todos los datos clave extraídos de las facturas (proveedor, fecha e importe del IVA). Este archivo centraliza la información esencial para poder controlar los gastos, lo cual es de gran ayuda para cualquier administrador, contable o gestor. Este archivo (que incluye un enlace a cada factura) también se puede enviar al departamento de contabilidad o administración para que puedan aprobar los pagos.

Las facturas se transforman en archivos inteligentes y modulares


Importe y reorganice las páginas de las facturas según sus necesidades

IRISmart Invoice es un software de alto rendimiento que ofrece una gran flexibilidad. Permite importar diferentes tipos de archivos (PDF, JPEG, TIFF, etc.) de forma simultánea, que se pueden fusionar para crear un solo archivo. IRISmart Invoice ofrece una potente función de separación de documentos: puede separarlos pulsando un botón o añadiendo una página en blanco entre los documentos que desea separar en el momento de escanearlos.

Las facturas se convierten en archivos PDF con un tamaño 20 veces más pequeño

Con IRISmart Invoice, todas las facturas (electrónicas o escaneadas) se convierten automáticamente en archivos PDF con un tamaño 20 veces inferior que el documento original, gracias a la tecnología de compresión patentada de I.R.I.S. Estos archivos PDF se pueden abrir con cualquier visor de PDF, conservando el mismo nivel de legibilidad. Esta es la mejor forma de optimizar el almacenamiento local y en la nube.

Encuentre siempre la información que busca

Los PDF generados por IRISmart Invoice son idénticos al archivo de imagen original, con la diferencia de que se les añade una capa de texto indexado. De este modo podrá buscar los datos que necesite (direcciones, importes, proveedores, etc.) en cada factura.

Diferentes volúmenes disponibles en función de sus necesidades

Dependiendo de la versión de IRISmart Invoice que se adquiera, se puede procesar un determinado número de facturas al año (500, 1000 o 3000). Se considera que una factura es un documento en papel o electrónico de una o más páginas. Cuando se procesa una factura, se resta una unidad al contador de IRISmart. Cuando se alcanza el límite de facturas procesadas, aparece un mensaje por si desea volver a cargar el contador. Puede adquirir «recargas» de 500, 1000, o 3000 facturas anuales en nuestra tienda electrónica (insertar enlace) por el mismo volumen.
Pruébelo gratis durante
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GARANTÍA DE DEVOLUCIÓN
DEL DINERO DE 30 DÍAS
 
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IRISmart Invoice - Recursos

Información técnica
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Requisitos mínimos del ordenador
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Acerca del OCR
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Documentación
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