IRISmart Invoice

Intelligente, halbautomatische Klassifizierung und Erfassung Ihrer Rechnungen zur Ausgabenüberwachung.

Kompatibel mit Windows
Windows 7, 8 und 10

Eine wertvolle Hilfe für Finanzmanagement und Rechnungsführung (Freiberufler, Kleinstunternehmen und KMUs)

Ideal für Freiberufler sowie Manager oder Buchhalter: IRISmart Invoice hilft Ihnen äußerst effizient und in geordneter Weise bei der Verwaltung Ihrer täglichen Rechnungen. Alle Manager, die ihre Rechnungen schnell und einheitlich in Ordnern archivieren und ihre Ausgaben genauer überwachen möchten, werden IRISmart Invoice als großen Verbündeten sehen. Es ist eine wertvolle Hilfe für Manager im Finanz- und Rechnungswesen, die für die Verwaltung von Ausgaben verantwortlich sind. Sie erhalten eine direkte, zusammengefasste Übersicht über alle eingehenden Rechnungen, die dann klassifiziert, kommentiert, kategorisiert und sogar vorläufig gebucht werden.

Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement: Nutzen Sie eine intelligente Archivierung Ihrer Rechnungen, kategorisieren Sie sie und optimieren Sie Zahlungsgenehmigungen.

Rechnungsklassifizierung
Halbautomatische Klassifizierung Ihrer Rechnungen: Ihre Stapel an Rechnungen werden nach Lieferant oder Datum in vordefinierte Ordner sortiert (lokaler oder Cloud-Speicher).
Rechnungscodierung
Echtzeit-OCR und ein leistungsstarkes Erkennungstool zum Erkennen von bis zu 8 Hauptfeldern von Rechnungen (Lieferant, Datum, Gesamtbetrag exkl. Steuern, Gesamtbetrag inkl. Steuern, Rechnungsnummer, MwSt.-Nummer, MwSt.-Betrag, MwSt.-Satz*) für eine effiziente Codierung und Überwachung.
Verwalten von Ausgaben
Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben für bessere Analysen: Weisen Sie eine Aufwandskategorie pro Rechnung zu. Während die Rechnung angezeigt wird, können Aufwandskategorien hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden.
Vorbereiten Ihrer Kontenpläne
Bereiten Sie dank der Standardintegration mit normgerechten Kontenplänen \(BE/FR/NL/CH/US/DE/IT/SP) Kontenbuchungsaufgaben vor, sodass Sie die Hauptkonten vorläufig auswählen können, um sie nach Aufwandstyp zu buchen. Während die Rechnung angezeigt wird, können auch Konten hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden.
Blitzschnell
Verarbeiten Sie Ihre Dokumente mit Geschwindigkeiten von bis zu 30 Seiten pro Minute; dank der parallelen Stapelverarbeitung können Sie ein beträchtliches Volumen an Rechnungen pro Tag umbenennen, archivieren, indexieren, komprimieren, kategorisieren und vorläufig buchen.
Exportieren in die Cloud
Verwalten Sie Ihre Rechnungen von A bis Z dank perfekter Integration mit Cloud- und DMS-Plattformen: MS SharePoint®, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive und OneDrive für Dokumentenmanagement
Erstellen komprimierter und indexierter PDF-Dateien
Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Rechnungen automatisch in komprimierte und indexierte PDF-Dateien konvertieren, wobei die Lesbarkeit von Texten perfekt erhalten bleibt.
Kompatibel mit den meisten Scannern
Die Software ist mit der Mehrzahl an auf dem Markt verfügbaren Scannern kompatibel: Ideal für die Digitalisierung Ihres Büros und den Wechsel zum elektronischen Dokumentmanagement.

Intuitive Benutzeroberfläche – auch ohne Handbuch leicht verständlich

Vereinfachtes, optimiertes Design mit allen Funktionen, die Sie für eine effektive Klassifizierung von Dateien brauchen
 
Optimale Vorschau Ihrer Dateien: Miniaturansichten, die Sie verschieben, aufteilen und löschen können…
 
Einfacher Import Ihrer Dokumente in die Software per Drag&Drop
 
Einfache Navigation zwischen mehreren Dokumentenstapeln und verschiedenen Ordnerstrukturen
 
Anzeige von bearbeitbaren Feldern: Inhaltserkennung in Echtzeit, Dateikonfiguration und Freitextfelder
 
Hilfreiche Symbolleisten für Veröffentlichung und Bildverarbeitung: Bildkorrektur, Anpassung, Drehung, Zuschnitt usw
- Vereinfachtes, optimiertes Design mit allen Funktionen, die Sie für eine effektive Klassifizierung von Dateien brauchen

– Optimale Vorschau Ihrer Dateien: Miniaturansichten, die Sie verschieben, aufteilen und löschen können…

– Einfacher Import Ihrer Dokumente in die Software per Drag&Drop

– Einfache Navigation zwischen mehreren Dokumentenstapeln und verschiedenen Ordnerstrukturen

– Anzeige von bearbeitbaren Feldern: Inhaltserkennung in Echtzeit, Dateikonfiguration und Freitextfelder

– Hilfreiche Symbolleisten für Veröffentlichung und Bildverarbeitung: Bildkorrektur, Anpassung, Drehung, Zuschnitt usw.

Intelligente Klassifizierung Ihrer Rechnungen


Mehrere Stapel von Rechnungen archivieren und Ausgaben kontrollieren

Importieren und verarbeiten Sie Ihre Rechnungen in IRISmart Invoice in einem Schritt: bis zu 8 Metadatenelemente werden automatisch erkannt (Lieferant, Datum, Gesamtbetrag exkl. Steuern, Gesamtbetrag inkl. Steuern, MwSt.-Nummer, MwSt.-Betrag, MwSt.-Satz*). Wenn ein Feld nicht erkannt wird, erhalten Sie eine Meldung auf der vereinfachten Benutzeroberfläche. Mithilfe von Echtzeit-OCR können Sie dann die fehlenden oder falschen Informationen eingeben. Ihre Rechnungen werden dann nach einem strukturierten Schema umbenannt und anschließend halbautomatisch entsprechend Ihren Anforderungen in Ordner sortiert. Die Sortierung kann nach Datum oder Lieferantenname erfolgen. Diese „Sortierregel“ wird automatisch für jede unter demselben Szenario verarbeitete Rechnung angewendet. Hauptinformationen (Metadaten) von Ihren Rechnungen werden ebenfalls automatisch in einer zentralen Excel-Datei aufgelistet, wo Sie Ihre Ausgaben optimal überwachen können.

Benennen und Archivieren von bis zu 200 Rechnungen pro Tag

IRISmart Invoice arbeitet pro Stapel. Auf diese Weise können Sie einen Stapel schnell benennen und archivieren, während ein anderer Stapel im Hintergrund verarbeitet wird. Folglich ist es kein Problem, bei Bedarf eine sehr große Anzahl an Rechnungen pro Tag zu verarbeiten. Von daher ist dies ein ideales Tool, unabhängig davon, ob Sie täglich eine sehr große Anzahl oder nur wenige Rechnungen (papierbasiert oder elektronisch) abarbeiten müssen.

Archivieren Sie alle Ihre Rechnungen, die Ihnen in elektronischer Form (PDF, JPEG, PNG usw.) oder als Druckversion vorliegen.

Diese halbautomatische Klassifizierungslösung bietet große Flexibilität hinsichtlich der Formate, die Ihnen für den Import Ihrer Dokumente zur Auswahl stehen: PDF-Format, Bildformate (JPEG, PNG, BMP, TIFF) und gedruckte Rechnungen können alle von IRISmart Invoice verarbeitet und klassifiziert werden.

Mit den meisten auf dem Markt verfügbaren Scannern und MFPs kompatibel

Dank der TWAIN-Kompatibilität können Sie IRISmart Invoice mit den meisten auf dem Markt erhältichen Scannern verwenden. Ob Sie Scanner mit hoher Kapazität (wie dem vollständig mit IRISmart Invoice integrierbaren IRIScan Pro 5 Invoice), Flachbettscanner oder MFPs (All-in-One-Geräte) verwenden – diese Lösung passt sich an jeden Gerätetyp an, um Ihren Bedürfnissen und der Realität Ihres Arbeitsplatzes nachzukommen.

Ein intelligentes Archivierungstool basierend auf der vordefinierten Ordnerstruktur

Mit der automatischen Generierung von Verzeichnisstrukturen für vordefinierte Ordner werden Ihre Rechnung in der Tat nach Datum oder Lieferant „handsortiert“. IRISmart Invoice wandelt Stapel an Rechnungen in strukturierte Informationen um, auf die problemlos zugegriffen werden kann und die einfach abzurufen (z. B. mit einer einfachen Stichwortsuche) und mit einem PDF-Reader anzuzeigen sind. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern gestaltet auch das Weiterleiten oder Freigeben von eingehenden Rechnungen mit ihren Metadaten an Ihren Finanzmanager oder Treuhänder einfach.

Speichert Dokumente direkt auf Ihrer bevorzugten Cloud-Plattform

Nutzen Sie die Vorteile zahlreicher Cloud- und DMS-Exportoptionen: MS SharePoint?, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive oder auch OneDrive. Exportieren Sie schnell vollständige Stapel von Rechnungen auf die Plattform Ihrer Wahl. Sie können dann von überall auf Ihre Rechnungen zugreifen, da sich Ihre Dateien in einer sicheren und geschützten Umgebung befinden. Ihr Finanzmanager könnte dies beispielsweise zum Genehmigen von Zahlungen nutzen oder Ihr Treuhänder könnte Rechnungen jederzeit mit allen für seine Arbeit erforderlichen Informationen kodieren.

Zuschneiden, Ausfüllen, Anpassen usw. für perfekte Wiedergabe

Verbessern Sie beim Archivieren die Wiedergabe Ihrer Dateien. Ob die gescannte Rechnung nicht perfekt gerade ist – sie wird von IRISmart Invoice automatisch gerade ausgerichtet. Entfernen Sie unnötige Ränder oder ändern Sie die Farben Ihrer Dokumente. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Rechnungen perfekt ordentlich und leserlich gestalten. Darüber hinaus können Sie mit IRISmart Invoice bei Bedarf Freiformkommentare hinzufügen.

Entdecken Sie unsere leistungsstarken Module

Modul „Rechnung-Datum“
Mit diesem Modul können Sie Ihre Ausgaben für einfache Rechnungen schnell kontrollieren, kategorisieren, kommentieren, vorläufig buchen und überwachen, indem diese Daten in eine einzige Excel-Datei eingefügt werden. Des Weiteren werden die Rechnungen in einer vordefinierten Struktur und automatisch nach Datum (Jahr_Monat) sortiert in Ordnern gespeichert. Diese Datei kann dann für eine optimierte Codierung, Archivierung und Archivierung problemlos gesendet oder für Ihre Buchhaltung und Ihren Treuhänder freigegeben werden.
Modul „Rechnung-Lieferant“
Mit diesem Modul können Sie Ihre Ausgaben für einfache Rechnungen schnell kontrollieren, kategorisieren, kommentieren, vorläufig buchen und überwachen, indem diese Daten in eine einzige Excel-Datei eingefügt werden. Des Weiteren werden die Rechnungen in einer vordefinierten Struktur und automatisch in Lieferantenordnern gespeichert. Diese Datei kann dann für eine optimierte Codierung, Archivierung und Archivierung problemlos gesendet oder für Ihre Buchhaltung und Ihren Treuhänder freigegeben werden.

Extraktion der wichtigsten Daten Ihrer Rechnungen für optimale Überwachung

Neben einer einfachen, halbautomatischen Sortierung Ihrer Rechnungen erhalten Sie mit IRISmart Invoice eine zusammengefasste Übersicht über alle Ihre Ausgaben. Die Software generiert eine einzige Excel-Datei, in der alle wichtigen Daten aus Ihren Rechnungen extrahiert wurden (Lieferant, Datum, MwSt.-Betrag …). Diese Datei zentralisiert die wichtigsten Informationen, sodass Sie Ihre Ausgaben überwachen können. Dies ist eine wertvolle Funktion für alle Manager, Buchhalter oder andere Finanzmanager. Diese Datei (mit einem Hyperlink zum jeweiligen Rechnungsdokument) kann auch zur Genehmigung von Zahlungen an Ihre Treuhänder oder Finanzmanager gesendet oder für sie freigegeben werden.

Ihre Rechnungen als intelligente, modulare Dateien


Seiten von Rechnungen entsprechend Ihren Wünschen importieren und neu ordnen

IRISmart Invoice ist flexibel und leistungsstark. Es kann mehrere Dateien in verschiedene Formate (PDF, JPEG, TIFF usw.) gleichzeitig importieren: Diese können dann als eine einzige Datei zusammengeführt werden. IRISmart Invoice bietet eine leistungsstarke Funktion zum Trennen von Dokumenten: Trennen Sie Seiten mit einem Klick (zugewiesene Schaltfläche) oder auch indem Sie beim Scannen eine Leerseite als Trennzeichen einfügen.

Ihre Rechnungen konvertiert in das PDF-Format – 20-mal kleiner!

Mit IRISmart Invoice werden Ihre Rechnungen (elektronisch oder gescannt) umgehend in eine PDF-Datei konvertiert, die dank der patentierten Komprimierungstechnologie von I.R.I.S. bis zu 20-mal kleiner als das Originaldokument ist. Diese kleineren PDF-Dateien können mit jedem PDF-Viewer geöffnet werden, wobei die Lesbarkeit perfekt erhalten bleibt. Was sonst könnte so viel lokalen oder Cloud-Speicher einsparen?

Finden Sie jederzeit Informationen

Jede von IRISmart Invoice generierte PDF-Datei ist identisch mit der original Bilddatei, nur dass eine zusätzliche Ebene mit dem indexierten Text hinzugefügt wird. Sie können diese Rechnungen dann ganz einfach nach den von Ihnen benötigten Informationen (Adresse, Betrag, Lieferant usw.) durchsuchen.

Verschiedene Volumen entsprechend Ihren Anforderungen

IRISmart Invoice hat ein Kontingent mit einer bestimmten Anzahl an Rechnungen pro Jahr. Je nach Version umfasst das Kontingent 500, 1.000 oder 3.000 Rechnungen. Eine Rechnung ist ein Papier- oder elektronisches Dokument mit einer oder mehreren Seiten. Bei Verarbeitung einer Rechnung verringert sich das Kontingent von IRISmart Invoice um 1. Wenn das Kontingent fast aufgebraucht ist, werden Sie mit einer Meldung darauf hingewiesen, dass Sie Ihr Kontingent aufladen müssen. Sie können das Kontingent in unserem E-Shop (Link einfügen) um 500, 1.000 oder 3000 Rechnungen pro Jahr aufladen.
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IRISmart Invoice – Ressourcen

Technische Informationen
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Mindestanforderungen an den Computer
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Informationen zu OCR
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Dokumentation
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