IRISmart File

Intelligente Software für halbautomatische Benennung und Klassifizierung von Dokumenten (elektronisch und papierbasiert)

Kompatibel mit Windows
Windows 7, 8 und 10

Verabschieden Sie sich von lästigen, tagtäglichen Verwaltungsarbeiten

IRISmart File ist ideal für Freiberufler, Kleinstunternehmen und KMUs und hilft Ihnen dabei, lange, zeitaufwendige, tagtägliche Verwaltungsaufgaben schneller als je zuvor zu erledigen. Jeder, der eine große Anzahl an Papierdokumenten oder elektronischen Dateien schnell und effizient in sortierten Ordnern archivieren will, wird diese intelligente Software als einen großen Verbündeten sehen. Ob Sie Verträge, Angebote, ärztliche Atteste, Protokolle, Rechtsgutachten oder Baupläne verwalten – alle Ihre Dokumente werden halbautomatisch nach einem gut strukturierten und konsistenten System sortiert, sodass sie problemlos weitergeleitet oder freigegeben und schnell abgerufen werden können!

Wie funktioniert das?

Etappe 1 : Wählen Sie ein Projekt

Etappe 2 : Importieren Sie Ihre Datei(en)

Etappe 3 : Erstellen Sie eine halbautomatische Regel

Etappe 4 : Ihre Datei(en) exportieren

Etappe 5 : Holen Sie sich Ihre Dateien im Windows-Explorer

Optimieren Sie Ihre Verwaltungsaufgaben: einfache, verbesserte Archivierung Ihrer Dokumente!

Benennung und Klassifizierung
Halbautomatische Benennung und Klassifizierung Ihrer Dateien: Sortieren Sie im Handumdrehen Stapel an Dokumenten effizient in spezielle vordefinierte Ordner! (Lokaler oder Cloud-Speicher)
Automatische Erstellung von Verzeichnisstrukturen
Die Verzeichnisstrukturen zum Speichern von Dateien werden automatisch anhand des Stammnamens von Dokumenten erstellt, sodass sie einfach und effizient archiviert werden können.
Blitzschnell
Verarbeiten Sie Ihre Dokumente mit Geschwindigkeiten von bis zu 30 Seiten pro Minute: Sie können eine beträchtliche Menge pro Tag umbenennen, archivieren, indexieren und komprimieren, indem Sie Stapel parallel im Hintergrund ausführen.
Automatische Trennung
Automatische Trennung verschiedener Dokumente anhand von Leerseiten: Legen Sie beim Scannen an der Stelle, wo diese getrennt werden sollen, Leerseiten zwischen die Dokumente. IRISmart File erkennt und trennt die Dokumente automatisch genau dort, wo Sie die Leerseiten eingelegt haben.
Exportieren in die Cloud
Verwalten Sie Ihre Dokumente von A bis Z dank perfekter Integration mit Cloud- und DMS-Plattformen: MS SharePoint®, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive und OneDrive.
Erstellen komprimierter und indexierter PDF-Dateien
Optimierte Archivierung und Suche durch die schnelle automatische Konvertierung Ihrer komprimierten und indexierten PDF-Dokumente, wobei die Lesbarkeit von Texten perfekt erhalten bleibt.
Umfassende Importoptionen
Sie können beliebige Dokumententypen importieren: Bilddateien (PDF, JPG, TIFF, PNG, BMP) wie auch jegliche Papierdokumente. Die neue, optimierte Benutzeroberfläche können Sie entsprechend Ihren Wünschen zusammenstellen und sortieren.
Erweiterte Bildverarbeitung
Bildverarbeitungstools für optimal integrierte Wiedergabe: automatische Bildkorrektur, Zuschnitt, Trennung (anhand von Leerseiten), Aufteilen mehrere Dateien …
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Wie funktioniert das?

Etappe 1 : Wählen Sie ein Projekt

Etappe 2 : Importieren Sie Ihre Datei(en)

Etappe 3 : Erstellen Sie eine halbautomatische Regel

Etappe 4 : Ihre Datei(en) exportieren

Etappe 5 : Holen Sie sich Ihre Dateien im Windows-Explorer
 

Akribische Archivierung mehrere Stapel von Dokumenten (Briefe, Belege, Verträge usw.)

Import mehrerer Dateien in IRISmart File: Dank der Echtzeit-OCR zur automatischen Umbenennung von Dokumenten können mehrere Inhaltszeilen erkannt werden. Sie erhalten eine klare und konsistente Benennungsstruktur für eine perfekte Organisation. Alle Ihre Dokumente werden sorgfältig nach einem logischen System benannt. Des Weiteren können Sie Ihre Dateien bei Bedarf auch manuell umbenennen.
Benennen und Archivieren von bis zu 500 Seiten pro Tag  

Benennen und Archivieren von bis zu 500 Seiten pro Tag

Mit IRISmart File können Sie ganze Stapel von Dokumenten schnell umbenennen und archivieren: Diese leistungsstarke Lösung bewältigt bereits ein beeindruckendes Volumen pro Tag (mit Geschwindigkeiten von bis zu 30 Seiten pro Minute). Dies ist das ideale Tool, um tagtäglich eine große Anzahl an Dokumenten (papierbasiert und/oder elektronisch) zu bearbeiten, zu archivieren, zu komprimieren und zu indexieren.
Archivieren Sie alle Ihre Dokumente, die Ihnen in elektronischer Form (PDF, JPEG, PNG usw.) oder als Papierversion vorliegen.  

Archivieren Sie alle Ihre Dokumente, die Ihnen in elektronischer Form (PDF, JPEG, PNG usw.) oder als Papierversion vorliegen.

Diese Klassifizierungslösung bietet große Flexibilität hinsichtlich der Formate, die Ihnen für den Import Ihrer Dokumente zur Auswahl stehen. PDF-Format, Bildformate (JPEG, PNG, BMP, TIFF) und Papierdokumente können alle problemlos von IRISmart File verarbeitet und klassifiziert werden.
Mit den meisten auf dem Markt verfügbaren Scannern und MFPs kompatibel  

Mit den meisten auf dem Markt verfügbaren Scannern und MFPs kompatibel

Dank der TWAIN-Kompatibilität können Sie IRISmart File mit den meisten auf dem Markt erhältlichen Scannern verwenden. Ob Sie Scanner mit hoher Kapazität (wie dem IRIScan Pro 5 als ideale Ergänzung zu IRISmart File), Flachbettscanner oder MFPs (All-in-One-Geräte) verwenden – IRISmart File passt sich an jeden Gerätetyp an, um Ihren Bedürfnissen und der Realität Ihres Arbeitsplatzes nachzukommen.
Ein intelligentes Archivierungstool basierend auf der vordefinierten Ordnerstruktur  

Ein intelligentes Archivierungstool basierend auf der vordefinierten Ordnerstruktur

Mit der automatischen Generierung von Verzeichnisstrukturen für konfigurierbare Ordner werden Ihre Dateien in der Tat „handsortiert“. IRISmart File wandelt Dokumente in strukturierte Informationen um, auf die problemlos zugegriffen werden kann und die einfach abzurufen (z. B. mit einer einfachen Stichwortsuche) und anzuzeigen sind. IRISmart File ist ein benutzerdefiniertes, intuitives Dateimanagementtool, das Ihre Produktivität und Profitabilität dauerhaft erhöhen wird. Durch die Vereinfachung Ihrer administrativen Archivierungsarbeiten können Sie sich auf Kerngeschäft konzentrieren.
Speichert Dokumente direkt auf Ihrer bevorzugten Cloud-Plattform  

Speichert Dokumente direkt auf Ihrer bevorzugten Cloud-Plattform

Nutzen Sie die Vorteile zahlreicher Cloud- und DMS-Exportoptionen: MS SharePoint?, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive oder auch OneDrive. Exportieren Sie schnell vollständige Stapel von umbenannten, komprimierten und indexierten Dokumenten auf die Plattform Ihrer Wahl. Sie können dann von überall arbeiten, da sich Ihre digitalen Dokumente in einer sicheren und geschützten Umgebung befinden.
Zuschneiden, Ausfüllen, Anpassen usw. für perfekte Wiedergabe  

Zuschneiden, Ausfüllen, Anpassen usw. für perfekte Wiedergabe

Verbessern Sie beim Archivieren die Wiedergabe Ihrer Dateien! Ob die digitalen Dokumente nicht perfekt gerade sind – sie werden von IRISmart Fike automatisch gerade ausgerichtet. Entfernen Sie unnötige Ränder oder ändern Sie die Farben Ihrer Dokumente. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Dateien einwandfrei und leserlich zu gestalten und/oder wichtigen Inhalt für Ihre Mitarbeiter hervorheben.

Entdecken Sie unsere leistungsstarken Module

Modul „Umbenennung“
Mit diesem Modul von IRISmart File können Sie Ihre Dokumente (papierbasiert oder elektronisch) schnell nach Ihren Bedürfnissen umbenennen, indem Sie den Ordner angeben, in dem sie einzeln gespeichert werden sollen (im komprimierten und indexierten PDF-Format).
Modul „Archivierung“ (/Klassifizierung)
Mit diesem zweiten Modul für IRISmart File können Sie Dokumente (papierbasiert oder elektronisch) schnell anhand eines vordefinierten Benennungssystems in einer entsprechenden Ordnerstruktur archivieren, sodass sie problemlos abgerufen werden können.
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Effizientes Management des Lebenszyklus Ihrer Dateien

Mit IRISmart File gehören Stapel an desorganisierten Dokumenten, inkonsistent erfasste Dateien, vergeudete Zeit durch Suchen nach bestimmten Inhalten oder Erklärungen für Kollegen zum Ablagesystem in den Archiven usw. der Vergangenheit an. Mit IRISmart File können Sie die Organisation Ihrer Dokumente und Ordner umgehend optimieren.

Erstellen Sie für jeden Lieferanten, jeden Kunden, jede Organisation, jedes Projekt usw. eine entsprechende Ordnerstruktur, die Ihnen und Ihren Kollegen die Arbeit erleichtert.

In diesen vordefinierten Ordner befinden sich dann Ihre verschiedenen Stapel an komprimierten und umbenannten Dokumenten – Informationen, die jederzeit und von überall abgerufen werden können.

IRISmart File vereinfacht ein für alle Mal Ihr Leben und das Leben Ihrer Mitarbeiter!
Effizientes Management des Lebenszyklus Ihrer Dateien

Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Dokumente

Dateien entsprechend Ihren Wünschen importieren und neu ordnen

IRISmart File ist flexibel und leistungsstark. Es kann mehrere Dateien in verschiedene Formate (PDF, JPEG, TIFF usw.) gleichzeitig importieren, die dann wiederum in Dateien zusammengeführt werden können. IRISmart File bietet eine leistungsstarke Funktion zum Trennen von Dokumenten: Trennen Sie Dokumente mit einem Klick oder auch indem Sie beim Scannen eine Leerseite an der Stelle einfügen, wo die Dokumente getrennt werden sollen.
 Dateien entsprechend Ihren Wünschen importieren und neu ordnen

Ihre Dokumente konvertiert in das PDF-Format – 20-mal kleiner!

Mit IRISmart File werden Ihre Dokumente (Bilddatei oder Scan) umgehend und automatisch in eine PDF-Datei konvertiert, die dank der patentierten Technologie von I.R.I.S. bis zu 20-mal kleiner als das Originaldokument ist. Diese kleineren PDF-Dateien können mit einem beliebigen PDF-Viewer ohne Reduzierung der Lesbarkeit geöffnet werden. Was sonst könnte Ihren lokalen oder Cloud-Speicher so gut optimieren?
 Ihre Dokumente konvertiert in das PDF-Format – 20-mal kleiner!

Finden Sie jederzeit Informationen

Jede von IRISmart File generierte PDF ist identisch mit der original Bilddatei, nur dass eine zusätzliche Ebene mit dem indexierten Text hinzugefügt wird. Sie können die PDF-Dateien ganz einfach nach beliebigen Informationen (Adresse, Betrag, Lieferant usw.) durchsuchen, die Sie oder Ihre Kollegen aus den Archiven benötigen.
 Finden Sie jederzeit Informationen
 
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