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IRISCapture for invoices est-il un produit réservé aux grandes entreprises?
Non. IRISCapture for invoices peut être utilisé à la fois par les très grands comptes et par les petites et moyennes entreprises.
Il est exact que l’architecture d’IRISCapture est conçue pour répondre aux demandes les plus exigeantes (système multi-utilisateurs, base de données centrale de type SQL, large choix de base de données dont Oracle pour les grandes configuration, technologie de reconnaissance extrêmement performante, outils d’optimisation puissants).
Cependant, IRISCapture for invoices peut également tourner sur un système monoposte. Son installation est extrêmement aisée, de même que la connexion au système comptable ou ERP. La tarification quant à elle, se base sur le nombre de factures traitées par an. Une petite entreprise peut par conséquent déployer à peu de frais un tel système.
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Quel est le volume minimum de factures nécessaire pour installer un système de traitement automatisé ?
IRISCapture for invoices procure un bon retour sur investissement pour des volumes annuels de quelques milliers de factures seulement. Dans le monde des petites et moyennes entreprises, les volumes sont typiquement de 1000 à 10.000 factures par an. Dans les grandes entreprises le volume de factures traité annuellement se situe typiquement entre de 25.000 factures par an à plus de 1.000.000 factures par an.
Pour les petites installations, un bon retour sur investissement est notamment possible grâce à la simplicité d’installation et la facilité d’intégration avec l’ERP ou le système comptable du client. L’économie en temps d’encodage des factures et en temps de recherche et de consultation de l’image de la facture procure un gain important en productivité.
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Quels sont les systèmes ERP supportés par ICP for invoices ?
IRISCapture for invoices exporte les données reconnues sur la facture dans un format XML standard très facile à importer dans la plupart des applications comptables et ERP du marché. Le fichier XML contient également un pointeur vers l’image de la facture qui est stockée dans l’archive électronique d’IRISCapture for invoices. Des intégrations avec de nombreux systèmes ont été réalisées par I.R.I.S. et ses partenaires à la fois pour les grandes plate-formes du marché telles que SAP, Baan, Sage Line 100, Microsoft Axapta, Microsoft Navision, etc.. ,les ERP spécialisés et pour certains workflows plus spécialisés tels BasWare pour l’approbation des factures
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Est-ce qu’ICP for invoices peut être interfacé avec un système comptable ?
IRISCapture for invoices peut-être intégré dans des logiciels comptables. L’intégration est généralement réalisée par le fournisseur du logiciel comptable via le développement d’un filtre d’import et du lien vers l’archive électronique d’IRISCapture for invoices. Certains éditeurs comme SAGE proposent des solutions complètement intégrées. SAGE propose en Belgique IRISCapture for Line Bob qui peut être installée par tous les revendeurs du réseau SAGE.
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Comment réaliser une intégration avancée d’IRISCapture for invoices avec mon système ERP?
Nos équipes de consultants étudient les besoins spécifiques du client et les caractéristiques de son processus du traitement de la facture. Un cahier des charges sera établi pour l’implémentation du système de traitement automatisé. Si nécessaire, certaines des fonctions complémentaires seront développées et une intégration poussée sera réalisée entre la partie saisie et reconnaissance des factures et le logiciel ERP.
Lors de l’implémentation, une collaboration sera éventuellement possible avec le prestataire de services ERP du client.
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Je ne dispose pas d’un système ERP, mais je souhaite installer une chaîne complète de traitement automatisé de la facture ?
Pour certains de ses clients, I.R.I.S. installe en plus de la partie scanning, archivage et reconnaissance (IRISCapture for invoices), un système complet de workflow permettant de couvrir tous les processus de gestion de la facture. Il n’est donc pas nécessaire de disposer d’une plate-forme ERP pour implémenter un système complet de gestion informatique des factures dans l’entreprise.
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Quelle est la méthodologie de réalisation d’un projet de traitement automatisé de factures ?
Il s’agit d’une méthodologie très classique. L’analyse des besoins est effectuée par des consultants spécialisés. Le dimensionnement et le budget sont présentés au client. Après approbation, le projet est confié à un chef de projet qui supervise les phases de développement spécifique, l’installation, les tests de réception, la formation et le bon suivi du client jusqu’à l’acceptation du système. I.R.I.S. propose au client une double interface technique et commerciale qui suivra le client tout au long du développement du projet.
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Combien coûte un tel projet ?
Le coût d’un tel projet va dépendre des variable suivantes : le nombre de factures traitées annuellement, l’importance des services demandés pour la consultance, le développement spécifique, l’installation et la mise en route. Le budget des projets réalisés se situe en général dans une fourchette de €20.000 à €100.000.
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Quelle est la durée attendue pour le pay-back d’un système de traitement automatisé de factures?
Le payback pour ce genre de projets est en général très rapide et correspond à une période de 12 à 24 mois. L’installation d’IRISCapture for invoices demande un investissement initial unique lié à l’achat des licences et des scanners, et aux services d’installation, de mise en route et d’éventuelles adaptations spécifiques. Seule une maintenance du système est à prévoir pour les années suivantes. L’investissement initial peut-être récupéré rapidement après la mise en route du système.
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A quelle évolution peut-on s’attendre en matière de législation relative à l’archivage électronique des factures?
On peut s’attendre à une évolution de la législation, tant au niveau européen qu’au niveau belge, qui va encourager le recours aux technologies de scanning et d’archivage électronique des factures. La manipulation électronique de l’image de la facture en lieu et place du document papier permet des gains de temps et de productivité très importants. De nombreux avantages peuvent être matérialisés tant pour les sociétés que pour l’administration. Dans le cadre des procédures de simplification administrative, I.R.I.S. s’attend à ce que l’archivage électronique soit de plus en plus encouragé par le législateur.
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Quels sont les champs reconnus automatiquement par ICP for invoices ?
IRISCapture for invoices permet de reconnaître automatiquement le fournisseur et permet d’encoder automatiquement un grand nombre de champs: fournisseur, numéro de TVA, date de facture, numéro de facture, montant htva, montant de la tva, taux de tva, montant total, monnaie, etc. Il est également possible de reconnaître le cas échéant le numéro de bon de commande afin de pouvoir facilement comparer la facture reçue au bon de commande émis.
D’autres informations (comme les instructions de livraisons ou des commentaires,..) peuvent être capturées par l’opérateur grâce à l’OCR qui sélectionne le texte qu’il veut reconnaître directement sur l’image (« OCR drag and drop »). Une fonction de reconnaissance de tableaux permet également de récupérer l’information du contenu des biens et services achetés ( « code article » ou « line items »).
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Quelle est la performance attendue pour l’encodage automatisé des factures ?
Généralement, pour des factures de qualité raisonnable, environ 70% des champs seront encodés sans intervention humaine (performance de base), ce qui représente un gain de temps considérable. Les champs non reconnus ou présentant une erreur identifiée grâce aux tests de cohérence sont signalés par le système et peuvent être rapidement corrigés par l’opérateur. De plus, IRISCapture for invoices contient des outils très puissants qui permettent d’augmenter très fortement le taux de reconnaissance automatique pour les factures des fournisseurs les plus fréquents. Cette optimisation peut même être réalisée par le client s’il le souhaite. La technologie de Reconnaissance Intelligente de factures développée par I.R.I.S. est particulièrement performante et optimisée. Le temps de traitement d’une facture est ainsi extrêmement court et ne prend que de 2 à 4 secondes.
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Peut-on reconnaître des champs spécifiques ?
En plus des champs reconnus en standard par IRISCapture for invoices, il est également possible de définir de nombreux autres champs qui seront reconnus par le système ; par exemple un numéro de plaque de voiture sur une facture d’un garage. La programmation d’une nouvelle fonctionnalité est effectuée par un spécialiste I.R.I.S. ou par un opérateur formé à l’utilisation du produit IRISCapture Studio qui permet de modifier tout ou partie de l’application.
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Doit-on créer un masque de reconnaissance (template) à chaque nouveau fournisseur?
IRISCapture for invoices fait une reconnaissance de toute la page scannée, et grâce aux algorithmes sémantiques, va identifier les champs dont il faut extraire les données nécessaires. Il n’y a donc aucun travail de préparation lorsqu’on reçoit la facture d’un nouveau fournisseur, ou lorsqu’un fournisseur modifie le schéma de ses factures. Cette nouvelle technologie de Reconnaissance Intelligente de documents est donc particulièrement bien adaptée pour le traitement d’un grand nombre de factures provenant d’un grand nombre de fournisseurs différents.
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Est-il possible de modifier le workflow de validation des factures ?
Les écrans de validation et les règles de vérification peuvent également être complètement redéfinis. Il est possible de lier ces écrans de validation avec des bases de données externes provenant par exemple de l’ERP et d’implémenter des règles de vérification « maison » . IRISCapture for invoices peut être adapté aux demandes spécifiques du client.
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